Met behulp van een vragenlijst die naar 800 kerkenraden werd verzonden, doet Stichting Kerkelijk Informatiebeheer (SKI) onderzoek naar de staat van de kerkelijke archieven. Ook geeft ze adviezen voor het opzetten en bijhouden van een archief.

In totaal vulden 128 gemeenten de enquête in. „Dat is genoeg om een inschatting te maken van de gemiddelde stand van zaken, maar het liefst zou je tot aan de laatste gemeente toe willen weten hoe het archief erbij staat en waar het te vinden is”, zegt prof. dr. Fred van Lieburg, historicus en voorzitter van Stichting Kerkelijk Informatiebeheer. In de enquête werd de gemeenten onder andere gevraagd naar de grootte van het archief, waar het opgeslagen ligt en of het op papier of digitaal is.

Van Lieburg benadrukt dat de kerkarchieven alleen weer op orde komen als er genoeg waarde aan wordt gehecht. „Bij de gereformeerde kerken is het aardig geregeld. Daar is van oudsher veel historisch besef en was de plicht tot archiefzorg tot de oprichting van de PKN in 2004 ook vastgelegd in de kerkorde.”

Archiefconsulenten

Voorheen was er binnen de PKN een netwerk van archiefconsulenten in de verschillende regio’s. „Zij gingen bij kerken langs, deden verslag van de toestand van het archief en gaven advies. Maar veel consulenten waren op leeftijd en inmiddels is het netwerk langzaam maar zeker verdwenen. Daar komt de overgang naar het digitale tijdperk nog bij; dat ging veel oude consulenten boven de pet en er was geen nieuwe generatie die het werk overnam. Van sommige gemeenten weten we nu niet eens of er überhaupt nog een archief is.”

Dat is vooral het geval bij hervormde gemeenten binnen de PKN. Van Lieburg: „Het bijhouden van een archief wordt door de PKN niet verplicht, dus de verantwoordelijkheid ligt volledig bij de lokale gemeente. Dat levert soms juweeltjes van archieven op, zoals bij de St.-Janskerk in Gouda. Er zijn echter ook veel kerken waar niet genoeg kennis is of waar het niet belangrijk gevonden wordt, omdat kerkenraden al moeite hebben met het overeind houden van de gemeente. Zo’n taak wordt dan bijvoorbeeld neergelegd bij de scriba, maar die wisselt iedere vier of acht jaar, waardoor er steeds iemand anders verantwoordelijk is. Als een archief verloren gaat omdat er niet goed voor gezorgd wordt, is dat onherstelbaar.”

„Archivistiek is een vak, maar niet iedere gemeente hoeft zelf het wiel uit te vinden” - Fred van Lieburg, voorzitter van SKI

Er is ook veel onwetendheid op het gebied van archiefbeheer. Kerkenraden hebben behoefte aan advies. „Bij de laatste vraag van de enquête konden woordvoerders eigen vragen of opmerkingen toevoegen. Opvallend vaak werd dat veld gebruikt om aan te geven dat kerkenraden hun archief wel goed willen organiseren of ergens onderbrengen, maar dat ze niet weten hoe het moet”, vertelt Van Lieburg. „En inderdaad, je zet ook niet zomaar een goed archief op. Archivistiek is een vak. Tegelijk hoeft ook niet iedere gemeente zelf het wiel uit te vinden.”

Om aan de behoefte tegemoet te komen, is in 2017 SKI opgericht. Op de website biedt de stichting een handboek  aan. Daarin staan handvatten voor het opzetten en onderhouden van een digitaal archief. Ook is er de mogelijkheid om via de website vragen te stellen, die beantwoord worden door professionele archivarissen. In 2019 organiseerde SKI twee studiedagen voor kerkenraden. Van Lieburg: „Die werden druk bezocht, dus volgend jaar maart hopen we er in Gouda opnieuw een te verzorgen.”

Van Lieburg ziet de aandacht voor archiefzorg binnen de PKN toenemen. „Twee maanden geleden is Jan Buruma aangesteld als landelijke archivaris. De landelijke kerk wil er weer geld en energie in steken. Archiefzorg zal niet verplicht worden, maar bijvoorbeeld een verklaring over het belang ervan zal gemeenten al motiveren. Ik hoop dat het besef dat toekomstige generaties gebaat zijn bij goede archiefzorg, weer doordringt. Dan kan Stichting Kerkelijk Informatiebeheer zichzelf op een gegeven moment opheffen, omdat dit erfgoed op orde is.”