Alle hervormde gemeenten en alle gereformeerde kerken van Schouwen-Duiveland en hun classes brachten inmiddels hun paperassen onder in het gemeentearchief in Zierikzee. De enige lutherse gemeente en de enige gereformeerde kerk vrijgemaakt van het eiland volgden, evenals een christelijke gereformeerde kerk en het Leger des Heils.

Vrees dat de archieven daarmee in onbevoegde handen kunnen komen, is onnodig, zegt gemeentearchivaris H. Uil. „Met elke kerk sluiten we een afzonderlijke overeenkomst af. Daarbij gelden de regels van het desbetreffende kerkverband, die aansluiten bij die van de overheidsarchieven.”

Uil moest eens een kerkelijk archief ophalen dat in een brandkast opgeslagen lag. „Het papier was verpulverd. Dergelijke kasten –dikke deur, lange sleutel, soms een cijferslot– zijn geschikt voor het wegbergen van de collecte, maar beslist niet voor het archief: ze zijn luchtdicht en daardoor kunnen temperatuur en luchtvochtigheid hoog oplopen.”

Een kast die wel brandwerend is en die regelmatig wordt geventileerd, is dan beter, adviseert Uil kerkenraden die hun archief zelf willen bewaren. „Overigens brandt archief dat compact geborgen is, niet zo snel; hoogstens ontstaat er schade aan de buitenkant van de stapel. Bluswater richt aan papier vaak meer schade aan dan vuur. Elk brandweerkorps weet dat het bij een grote hoeveelheid papier met schuim moet blussen.”

De beste bewaarplaats is een professioneel archief van Rijk, provincie of gemeente, stelt Uil. „Brandveilig, inbraakveilig, een constante temperatuur van 18 graden, een stabiele luchtvochtigheid van 50 procent en continue luchtverversing. Dat bereik je in geen enkel kerkgebouw. Het archief is alleen toegankelijk voor bevoegd personeel. Bij verzoeken tot inzage van materiaal dat jonger is dan vijftig jaar wordt altijd eerst toestemming van de kerkenraad gevraagd. De scriba kan altijd archiefstukken komen lenen.”

Binnenkomende archieven worden geïnventariseerd, waarna de kerkenraad een exemplaar van de inventaris ontvangt. „Alles wordt vervolgens in zuurvrije dozen en omslagen verpakt. Het brengt werk met zich mee; daarom zijn overheidsarchieven wel wat terughoudender geworden om kerkelijke stukken te bewaren.”

Voor het bewaren van landelijke kerkelijke papieren is het Utrechts Archief aangewezen. Dat beheert inmiddels bijna 5 kilometer kerkelijke archieven, waaronder sinds kort ook de hervormde en gereformeerde archieven van na de Tweede Wereldoorlog.

Behalve op het bewaren richten de archieven zich op het ontsluiten van historisch materiaal. „Kerken mogen hun archief brengen, maar we vragen van hen dat materiaal dat ouder is dan vijftig jaar via onze studiezaal ter inzage kan worden gegeven aan belangstellenden. In uitzonderingsgevallen wordt die termijn op 75 jaar gesteld, bijvoorbeeld bij zwaar privacygevoelige informatie. De overheid hanteert die norm bijvoorbeeld voor strafdossiers. In de praktijk wordt vrijwel nooit om die verlenging tot 75 jaar gevraagd.”

De oud gereformeerde gemeente in Nederland van Zierikzee, waarvan Uil scriba is, bracht haar archief nog niet in het gemeentearchief onder. „In de orthodoxe kerkverbanden gebeurt dat nog vrij weinig. Als het archief beperkt in omvang is of nog niet zo oud, is er vaak niet zo veel aanleiding toe. Kerken hebben in elk geval de morele plicht om goed voor hun archief te zorgen. Laten kerkenraden erop toezien dat de scriba of een ander daar voldoende zorg aan besteedt.”

Deugdelijke opslag is een investering waard, zegt Uil. „Er moet ook zo min mogelijk bij mensen thuis liggen. Het is heel ongelukkig als een archief van scriba naar scriba gaat. Papieren gaan dan van het bureau naar de kast en vervolgens naar de zolder. Als de ambtsdrager wegvalt en de familie de zolder opruimt, gaat er nogal eens wat naar het oud papier omdat de waarde ervan niet wordt ingezien. Zo is er in het verleden helaas veel verloren gegaan.”

Dit is het vijfde deel in een serie over kerkelijke archieven. Morgen deel 6.