Ds. M. Hofman nam in 1937 de verbouwde kerk van de gereformeerde gemeente in Moerkapelle in gebruik. Een uitgelezen moment om aandacht te besteden aan het verleden van de gemeente. Hij vertelde wat over de notulen die hij had ingezien, bijna een eeuw oud, uit de tijd kort nadat ds. L. G. C. Ledeboer in buurdorp Benthuizen buiten de Hervormde Kerk kwam te staan. Een halve eeuw later werd een vergeefse speurtocht naar dit notulenboek op touw gezet. Het was verdwenen; vernietigd misschien. Slechts de opmerkingen van ds. Hofman herinnerden aan wat geweest was.

Notulen, áls ze al werden geschreven, zijn soms storend incompleet. Veel werd niet opgeschreven, of er werden niet eens notulen gemaakt, of ze zijn verdwenen. Soms is uit de vroege geschiedenis van de gemeente niets bewaard gebleven. Een onverwachte vondst is voor kerkhistorici dan een goudmijntje.

Verdonkeremaand

Voorbeelden van onachtzaam omgaan met archieven zijn er te over: Een Zeeuws notulenboek dat uit de vuilnis langs de straat werd gered. De handtekening van ds. Ledeboer die uit een notulenboek werd geknipt, door een souvenirjager óf door een auteur die een illustratie nodig had. De predikant die bij zijn vertrek de notulen uit zijn periode liet vernietigen, naar zijn zeggen om mensverheerlijking te voorkomen. Notulen van ruzieachtige vergaderingen die uit het boek werden gescheurd. Boeken die bij een kerkscheuring werden verdonkeremaand. Archivalia die als privébezit werden beschouwd in plaats van dat ze na iemands overlijden naar de kerk gingen. Notulen die ten onrechte bij de scriba thuis lagen, en daardoor overigens wel bewaard bleven toen er in de consistoriekamer brand werd gesticht.

In de ene kerkelijke gemeente is het archief keurig geordend, genummerd en in een register geïnventariseerd. De ander voegt alleen maar toe aan een almaar groeiende stapel, een min of meer chronologische puinhoop.

Geschiedschrijvers krijgen soms wel erg gemakkelijk een half archief in hun kofferbak mee naar huis. Andere gemeenten geven niemand inzage; en er zijn veel varianten daartussen, van inzage onder of zonder toezicht, al dan niet met een mondelinge of schriftelijke belofte van zwijgplicht.

In de loop der jaren is er meer aandacht gekomen voor de gewenste archiefordening, inbraak- en brandveiligheid en luchtvochtigheid.

Alles in duplo

In de Gereformeerde Gemeenten werd in 1958 de vraag gesteld „of er de mogelijkheid zou zijn om classicaal of generaal een kerkelijk bureau te doen oprichten, gezien de moeilijkheden die er zijn geweest in Zeeland met de overstroming, waardoor alle kerkelijke boeken verloren zijn gegaan. De bedoeling is, dat iedere gemeente alle gegevens aan dit bureau inzendt en er dus een centrale plaats is waar alle gegevens in duplo aanwezig zijn.

Meerdere afgevaardigden merken op, dat dit zeer kostbaar zal zijn en praktisch niet is uit te voeren, aangezien zeer vele gemeenten hier toch niet aan zouden medewerken. De Classis (Rotterdam, LV) besluit dan ook hierop niet in te gaan.”

Het is er ook nooit van gekomen. Wel kwam er in de jaren tachtig in Woerden een centraal archief waarin notulen van meerdere vergaderingen werden ondergebracht, maar voor kopieën van plaatselijke archieven was deze bewaarplaats niet direct bestemd. Het komt wel voor dat een kerkenraad zijn archiefstukken niet zelf bewaart, maar ze in een professioneel archief opslaat.

Sinds de synode van de Gereformeerde Gemeenten in 1983 een sectie Kerkelijke Archieven instelde, is de archiefbewustheid van de gemeenten sterk toegenomen, meldde het laatste synoderapport van de sectie. Ze beheert het archief in Woerden en adviseert plaatselijke gemeenten over het bewaren van hun archief.

Zorgvuldigheid

Ook in de Oud Gereformeerde Gemeenten in Nederland werd in 1983 besloten tot inrichting van een landelijk archief. Daar worden de documenten van synode, classes en deputaatschappen opgeslagen. „In het verleden bewaarden classes hun notulen zelf, maar toen de classis Zeeland werd opgeheven, is gezegd: We doen het centraal”, zegt algemeen secretaris A. A. Klein.

In de brandwerende kluis in het kerkelijk bureau in Barneveld bevinden zich ook de archivalia van een aantal opgeheven gemeenten. Van andere gemeenten die tenietgingen vonden de boeken een plaats in de kluis van een naburige gemeente. „We zoeken geen werk, dus als het in de eigen omgeving kan, is dat prima. Soms is dat zelfs aan te bevelen, bijvoorbeeld als de overgebleven leden zich allemaal bij dezelfde gemeente hebben aangesloten.”

De algemeen secretaris denkt dat de meeste gemeenten hun archief zorgvuldig bewaren. „Tijdens kerkvisitaties wordt ernaar gevraagd. Als het goed is, ligt er niets bij mensen thuis. De synode van 2009 heeft een richtlijn voor archiefbeheer vastgesteld en adviseert kerkenraden daarnaar te handelen.

Als kerkelijk bureau hebben we nu opdracht gekregen om richtlijnen voor digitale documenten op te stellen. Hoe orden, bewaar en beveilig je die? Wie krijgen die allemaal onder ogen, nu en later? Dat is best zorgelijk. En wordt van alles wel een papieren of digitale kopie gemaakt, of is er veel kwijt als een computer crasht?

Een ander punt van zorg is wat er met de archieven van oud-ambtsdragers gebeurt. Krijgen hun nabestaanden dan allerlei vertrouwelijk materiaal te zien? En gooien ze vervolgens alles weg, uit gebrek aan interesse? Daar zou een protocol voor moeten komen. In de samensprekingen met Gereformeerde Gemeenten is aan de orde geweest of we op dit terrein iets samen kunnen doen.”

Aanspreekpunt

De bezinning op het archiveren van digitaal materiaal is een van de redenen waarom recent de Commissie tot registratie van Protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke Archieven (CPA) weer actief is geworden, zegt secretaris drs. W. M. Koole.

In de CPA werken kerken samen om voorlichting te geven over deugdelijk archiefbeheer en om gesprekspartner te zijn voor de overheid, voor overige kerkelijke archiefcommissies –zoals die van de Rooms-Katholieke Kerk en van de Oudkatholieke Kerk– en voor niet-overheidsinstellingen die kerkelijke en semikerkelijke archieven beheren.

Volgens Koole –zelf archivaris in het Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt– is een aanspreekpunt zoals de CPA nodig omdat particuliere archieven, zoals die van de kerken, niet onder de archiefwetgeving vallen. „Daardoor is er geen voorgeschreven manier van handelen. Het kerkelijk archiefbeheer wordt vaak door enthousiaste vrijwilligers gedaan, die uiteraard niet altijd voldoende vakkennis bezitten.”

Om de kerken hierin te ondersteunen, heeft de CPA richtlijnen opgesteld. „Naast een theoretisch deel zijn in bijlagen allerlei sjablonen en voorbeelddocumenten opgenomen waarmee kerken een handvat wordt gegeven om het archiefbeheer op een verantwoorde manier vorm te geven. In de bijlagen staat ook de tekst van het Kerkelijk Archiefbesluit zoals dat is overeengekomen met de overheid.”

Bezems

De situatie in de kerken is niet altijd even goed in kaart te brengen, zegt Koole. „De kerkelijke gemeenten zijn veelal behoorlijk zelfstandig en dat geldt al helemaal voor de manier van omgaan met het archief. Kerken werken vaak met vrijwilligers die voortbouwen op het werk van hun voorganger. De faciliteiten voor archiefbeheer verschillen per kerk. De één heeft een mooie ruimte en genoeg materiaal, terwijl de ander een hok heeft dat hij moet delen met bezems en overig schoonmaakgerei.

Volgens mij zijn de kerken zich wel bewust van het belang van hun archief –als ze iets nodig hebben–, maar niet op een proactieve manier. Veelgehoorde vragen zijn: Wat te doen met digitaal materiaal, zoals mailtjes? En wat kunnen we weggooien en wat niet? De laatste vraag is vrij goed te beantwoorden, maar de vraag met betrekking tot digitaal archiveren is lastiger. Dit zal ongetwijfeld een groot aandachtspunt gaan worden. Veel kerken hebben immers al jarenlang digitaal archief opgebouwd zonder daar een goede archiefoplossing voor te hebben. En dat wordt alleen maar meer.”

Om aan deze uitdaging het hoofd te bieden, moeten de kerken een mentaliteitsverandering ondergaan, zegt Koole. „Bij het archiefbeheer is een actieve in plaats van een passieve houding nodig. Papier is geduldig, maar digitale informatie absoluut niet. Die is binnen jaren alweer verouderd en binnen tien jaar is de kans groot dat die onleesbaar is geworden als er niet tijdig is ingegrepen.

Niet alleen moet er een reorganisatie van het informatiebeheer binnen een kerk komen, ook moet er op breder niveau worden nagedacht over veilige en duurzame opslag van al die informatie. Dit kan het best in een soort e-depot, maar dat is voor een kerkelijke gemeente alleen niet betaalbaar. Daarom zal er op grotere schaal aandacht aan moeten worden gegeven.”

Dit is het eerste deel van een serie over kerkelijke archieven. Dinsdag deel 2.

Richtlijnen

De sectie Kerkelijke Archieven van de Gereformeerde Gemeenten stuurde de kerkenraden in 1985 richtlijnen voor het archiefbeheer. Deze brochure (herzien in 2001) bevat de aanbeveling dat één persoon wordt belast met het beheer van alle archieven uit de gemeente. nVerenigingen en commissies die hun werk beëindigen, dienen hun archief over te dragen aan de kerkenraad.

De richtlijn geeft aanwijzingen voor de registratie van inkomende en uitgaande post. Bij de ledenadministratie wordt stilgestaan bij het bewaren van gegevens van mensen die niet meer tot de gemeente behoren.

Een lastig punt is het selecteren van archiefstukken die kunnen worden vernietigd. Ook daarvoor worden suggesties gedaan. Gesproken wordt over het bewaren van vertrouwelijke stukken, het paraferen van alle pagina’s van de notulen, het verwijderen van informatie als een computer wordt vervangen, het bewaren van archieven van opgeheven gemeenten, bouw en inrichting van de archiefruimte, het raadplegen of uitlenen van archiefstukken en het omgaan met archieven van oud-ambtsdragers.