Een digitaal archief levert nogal wat voordelen op – al was het maar ruimtebesparing. Dvd-schijfjes kunnen veel meer informatie bevatten dan een paar goedgevulde ordners. Digitale archiefstukken zijn ook gemakkelijker te doorzoeken met behulp van trefwoorden.

„Toen ik begon met mijn genealogiehobby moest ik regelmatig naar het archief in Middelburg”, zegt Geelhoed. „Eén voordeel: als ik dan iets vond in zo’n archiefruimte tussen oude papieren had dat wel sfeer. Als ik nu iets op internet vind, geeft dat alleen een korte sensatie.”

Kerken kunnen niet meer om digitale archivering heen. Het past bij de mores in archiefland, aldus Geelhoed. „Wat op een bepaalde manier gemaakt is in het werkproces, dient zo veel als mogelijk op die manier in het archief te komen. Digitale producties zoals e-mail zouden digitaal moeten worden opgeslagen.”

Geelhoed is archivaris van de gereformeerde kerk vrijgemaakt te Barneveld-Voorthuizen. In het dagelijks leven werkt hij als directiesecretaris bij het Nederlands Dagblad. In 2005 begon hij aan een studie archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. In 2008 rondde hij zijn studie af met een scriptie over digitalisering van kerkelijke archieven.

Digitale technieken zijn nog niet zo goed dat het archief volledig papierloos kan zijn. „Ik vind het belangrijk dat tot die tijd grote lijnen van het kerkelijke bestuur op papier worden gearchiveerd.” Dat verheelt niet dat kerken achterlopen in het proces van digitalisering, weet Geelhoed. „Voor veel mensen komt het archief boven op het drukke kerkenwerk. Belangrijker is de achterliggende gedachte bij veel archivarissen. Opslag gaat bij hen voor toegankelijkheid. Dat is echter achterhaald. Het is een vereiste dat het archief gemakkelijk opvraagbaar is.”

Wie het pad van digitaal archiveren opgaat, zal zelden vooroplopen. Elke digitale oplossing is na een jaar achterhaald. „Je moet wel gelóven in een goede oplossing. Bij burgerlijke gemeenten werkt de digitalisering wel. Het papierloze archief is over vijf jaar nog geen gemeengoed, al is het technisch nu al mogelijk. Ik pleit daarom voor een goede samenwerking tussen archivarissen en it’ers.”

Bijkomend aandachtspunt van digitaliseren is het leesbaar houden van bestanden. Een tekstbestand van WordPerfect uit 2001 op een 3,5 inchdiskette is anno 2011 moeilijk te lezen. Geelhoed: „Het controleren van bestanden op hun leesbaarheid moet regelmatig gebeuren. Zo nodig kunnen bestanden worden geconverteerd naar een andere extensie. Momenteel ziet het ernaar uit dat xml- en pdf-bestanden lang meekunnen.”

Het digitaliseren van het kerkarchief is een behoorlijke investering in tijd en geld. Kunnen bescheiden niet regionaal of landelijk worden gearchiveerd? Bij gemeentearchieven ziet Geelhoed weinig mogelijkheden. „Ik ben zelf in gesprek geweest met de gemeente Barneveld. Zij had wel interesse om het archief over te nemen en te digitaliseren, maar wilde het liefst dat alle stukken publiek zouden worden. Daar zitten wij niet op te wachten.”

Geelhoed ziet wel mogelijkheden voor het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen. Het informatiecentrum van de gereformeerde zuil zou in gesprek kunnen gaan met een it-bedrijf en een archiefsysteem kunnen aanbieden. De beveiliging kan dan ook goed geregeld worden. „Dit heeft veel voordelen. Zo hoeft elke kerk niet het wiel opnieuw uit te vinden. Alle gegevens worden bovendien op dezelfde manier gearchiveerd.”

Bij kerken, het ADC en bij samenwerkingsorganisatie CPA, een commissie tot registratie van protestantse kerkelijke en semikerkelijke archieven, zou er dan wel wat in beweging moeten komen. „Richtlijnen voor digitale archivering bij het ADC worden nu langzamerhand geactualiseerd. Ze stamden nog uit de jaren negentig. Verder verhindert de zelfstandigheid van de plaatselijke kerk het nemen van krachtige besluiten. Het gaat slechts stapsgewijs.”

Klik hier om de scriptie van Marien Geelhoed te lezen. Klik hier om andere delen van de serie ”Geheugen van de kerk” te lezen.