Om vijf voor halfnegen verschijnt er een pop-up in de rechterhoek van mijn beeldscherm. ”Redactievergadering over vijf minuten”. Nog net genoeg tijd om een kop koffie te maken. Als ik in de keuken peinzend naar mijn vollopende mok sta te kijken, klinkt er een ping. ”Collega X heeft de vergadering gestart”. Drie minuten voor aanvangstijd. Wat een enthousiasme zo op de vroege ochtend. Als ik even later achter de laptop plaatsneem, schuif ik nog snel een plant iets aan de kant en gooi een stapel papieren op de grond. Die hoeft niemand in beeld te zien. „Goeiemorgen!” groet ik enthousiast. Zonder zwaai erbij – want na ruim twee jaar online vergaderen heb ik geleerd dat dat zo onhandig staat. Niemand reageert op mijn blijde uitroep. Lekker collegiaal weer, mopper ik inwendig. O wacht, mijn microfoon staat nog uit. Poging twee.

Even later vliegen er allerlei tips voor artikelen voorbij. Terwijl een collega verslag doet van een gesprek met zijn kinderen waar mogelijk een verhaal voor RDMagazine in zit, kijk ik eens naar de bewegende hokjes op mijn scherm. Twee collega’s zitten samen in een kamer op kantoor, een ander zit thuis op de bank, weer een ander voor zijn boekenkast –met een portret van Calvijn rechts naast zijn hoofd– en de laatste heeft de achtergrond wazig gemaakt, waardoor ik helaas niet kan zien waar ze zich bevindt.

Welkom in het tijdperk van het hybride werken, zoals dat heet in managementtaal. Anders gezegd: het tijdperk waarin mensen zowel thuis als op kantoor hun functie mogen uitoefenen, ook degenen die voorheen nooit thuiswerkten. Goed, nu hebben journalisten altijd al een redelijk flexibele baan gehad. Maar na ruim twee jaar coronacrisis merken ook wij de gevolgen van het vele thuiswerken; koste wat het kost naar kantoor gaan is niet meer vaste prik. Nu stellen we onszelf eerst de vraag: hoe kan ik mijn werkdag het meest efficiënt indelen? En dus is de ochtendlijke redactievergadering tegenwoordig altijd online en haakt iedereen aan op de plek die hem of haar het beste uitkomt.

Kantoortuin

Om me heen hoor ik verhalen van kennissen die nog steeds weinig naar kantoor gaan of van vriendinnen die ineens wel een dag of twee thuis mogen werken, terwijl hun baas daar vroeger altijd moeilijk over deed. Nu bij de meeste bedrijven de werkvloer weer volledig is opengesteld, gebeurt er iets bijzonders: de bureaustoelen blijven vaker leeg dan vroeger. In haar nieuwe boek ”Ik kan nu niet bellen want ik zit in een call” noemt journaliste Japke-d Bouma dit een „na-ijl­effect van de coronacrisis.” Bouma is bekend van de columns die ze schrijft voor NRC Handelsblad over de werkvloer. Haar nieuwe boek bevat een verzameling van deze columns, die vooral gaan over nieuwe vormen van werken. Ze schrijft in het voorwoord: „Ik voorspelde altijd dat iedereen weer zou terugkeren naar kantoor. Maar in veel kantoortuinen blijft het akelig rustig. (…) Nu geniet ik ervan dat de revolutie waarop ik al zo lang hoopte en waarover ik al tien jaar mijn vingers blauw schrijf –namelijk dat jullie veel meer zélf mogen bepalen waar jullie het liefste werken– zich nu écht aan het voltrekken is.”

De cijfers onderbouwen haar stelling. Grote bedrijven als ING, de gemeente Amsterdam en Aegon zijn al kantoorruimte aan het afstoten. Uit een onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid –dat informatie levert aan het ministerie van Infrastructuur– in juli 2022 blijkt dat Nederlanders momenteel nog ruim twee keer zo veel thuis werken als voor de pandemie. Op lange termijn verwachten ze iets vaker naar kantoor te gaan, maar nog altijd vaste thuiswerkdagen te houden. Een kanttekening hierbij: de toename van het aantal thuiswerkuren is vooral zichtbaar bij mensen met een kantoor- of managementfunctie en hoger opgeleiden. Er zijn ook genoeg banen waarbij het niet mogelijk is om thuis te werken.

Ook uit onderzoek van personeelsplatform Intermediair blijkt dat werknemers niet meer fulltime terug willen naar kantoor. Reistijd is daarbij een belangrijk argument, net als het zelf indelen van tijd en het beter combineren van werk en gezin.

Toch willen de deelnemers aan dit onderzoek hun kantoordagen ook niet helemaal kwijt. Contact met collega’s is namelijk ook wel prettig en soms lukt concentreren nou eenmaal beter op de werkvloer. Op volledig thuiswerken zit dan ook bijna niemand te wachten: de meesten zijn vooral enthousiast over het hybride model.

Maar hoe doe je dat nou: thuiswerken en kantoordagen het best combineren? Moeten alle vergaderingen per se online zijn? Hoe vertel je een collega in de kantoortuin vriendelijk dat je even niet aanspreekbaar bent omdat je een belangrijk rapport moet schrijven? Wat doe je als een collega ineens overal over wil videobellen? Kortom: hoe navigeer je het makkelijkst door die nieuwe werkomgeving? Drie tips.

1 Videobellen en online vergaderen? Graag, maar met mate

Toen de coronacrisis het thuiswerken verplicht maakte, hebben heel wat ICT’ers in het hele land vast slapeloze nachten gehad. Halsoverkop moesten ze een onlinewerkomgeving op poten zetten en ook nog eens dealen met eindeloze vragen en verzoeken van werknemers die niet snapten hoe ze hun scherm konden delen en waarom de camera niet werkte. Intussen nam niemand de moeite om de uitgebreide handleiding erbij te lezen, waar bijna alle antwoorden gewoon in stonden. U snapt het al: er mag best eens geapplaudisseerd worden voor deze onbezongen helden van het hybride werken. Zonder hen was het überhaupt allemaal niet mogelijk geweest.

Goed, toen was er dus Microsoft Teams of Zoom. Ineens keek iedereen „uren achter elkaar naar een scherm met collega’s in kleine vakjes opgehokt – met hun neusgaten, boezems, wasmanden, onderkinnen en badjassen vol in beeld”, zoals Japke-d. Bouma dat zo treffend omschrijft. Omdat op kantoor werken niet kon, gebeurde alles online: van nieuwjaarsbijeenkomsten en strategiesessies tot vergaderingen en sociale bijpraatmomenten met een collega.

Nu bijna iedereen een ervaren videobeller is valt het haast niet voor te stellen, maar die begintijd was… wennen. Neem de collega die het principe van de aangepaste achtergrond had ontdekt, waardoor ineens de helft van zijn haardos in een vuurtoren verdween. Of het feit dat er bij een grote bijeenkomst altijd wel een paar mensen waren die vergaten hun microfoon uit te zetten – waardoor je tijdens de strategie-update van de directeur respectievelijk gesnuif, getyp (betrapt!) of de vraag „Wil je nog koffie, Piet?” op de achtergrond hoorde. Of dat het echt heel lastig was om te zien wie wanneer zijn zegje wilde doen, waardoor er bij een vergadering regelmatig twee of drie mensen tegelijk begonnen te praten en er een ongemakkelijke dans ontstond. „Ga jij maar eerst. Nee, jij. Nee, Marieke wacht al het langst.”

Koeken

Toch had dat videobellen ook leuke kanten. Zo leerde ik heel wat over de woonomgeving van collega’s, zag ik wie welke boeken in zijn boekenkast had staan en kwam er hier en daar een dochter of zoontje gezellig het beeld in om te zwaaien. Andersom moest ik af en toe opmerkingen over mijn eigen interieur of uiterlijk voor lief nemen. Zo sprak een collega ooit: „Wat heb jij daar voor gekke sprieten staan?” Waarop ik enigszins beledigd terugzei: „Dat is gewoon decoratie hoor.” 
En zei iemand bij een halfnegenoverleg: „Kom jij soms net uit bed?” terwijl ik toch dacht er redelijk wakker uit te zien. Over het tijdstip van opstaan doe ik verder geen uitspraken.

Gelukkig raakten we allemaal relatief snel gewend aan deze vorm van onlinecommunicatie. En toen na ruim anderhalf jaar de kantoren weer opengingen voor het werkvolk, bleef de onlinevergadering gewoon bestaan. Maar: in afgeslankte vorm. En daar zit meteen ook de crux van deze tip: kies bewust en met mate voor deze werkvorm. Voor korte bijeenkomsten of kleine overlegjes met een paar andere collega’s is Teams heel geschikt. Je hoeft er niet helemaal voor naar kantoor te rijden, iedereen kan inbellen op een plek die hem of haar het beste uitkomt en het scheelt een hoop tijd.

Voor grote vergaderingen, de bedrijfsupdate van de directeur of een sociale bijeenkomst is de ‘echte’ vergadering dan weer ideaal. Laten we wel wezen: die onlinepersoneelsbijeenkomsten waarbij we allemaal samen een onlinequiz gingen doen waren toch maar een slap aftreksel van de goeie, ouwe bijeenkomst. Bijpraten of samen ideeën bespreken werkt nou eenmaal beter in het echt.

Zelf heb ik sinds het videobellen trouwens een hervonden liefde voor de ‘grote’ redactievergadering, die wij eens per maand hebben. Waar dit vroeger soms best lang kon duren –zeker als je ook een deadline had en op hete kolen zat– geniet ik er tegenwoordig extra van om de hele groep collega’s bij elkaar te zien. Er neemt altijd wel iemand koeken mee, de ideeën vliegen over tafel en na zo’n middag heb je standaard zin om drie nieuwe projecten op te pakken.

2 Laat de werklocatie afhangen van de takenlijst, maar zorg als dat kan voor vaste kantoordagen en thuiswerkdagen

Iedereen is op een andere manier productief. De een geniet van een kantoordag omdat hij daar ongestoord aan een project kan werken en het geroezemoes op de achtergrond zo geruststellend vindt, de ander werkt voor dat project juist liever thuis omdat ze in de kantoortuin de hele dag wordt afgeleid door het gepraat van andere mensen. De een luistert tijdens het werk het liefst met een koptelefoon op naar muziek, ruisende golven of krekels, de ander heeft er geen problemen mee om uren in de stilte naar een scherm te staren.

Wat me opvalt aan de gevolgen van de coronacrisis is dat er nu volgens mij meer begrip is voor deze verschillende vormen van productiviteit. Thuiswerken staat niet meer synoniem voor „een rustig dagje werk waarbij collega’s zich er meestal makkelijk vanaf maken”, zoals ik een manager bij mijn eerste baan deze werkvorm hoorde omschrijven. Hij had een groot wantrouwen tegenover deze „modernigheid” en wilde liever niet dat zijn werknemers ook maar één dag niet op kantoor zaten. Controle leek belangrijk, van vertrouwen was weinig sprake. Ik ben benieuwd hoe hij hier nu over denkt, na de afgelopen anderhalf jaar, maar dat terzijde.

Thuiswerken kan ook productief zijn, dat is nu wel duidelijk geworden (en blijkt ook uit alle thuiswerkstudies uit 2021). Zelfs als je tussendoor een was draait, de kinderen naar school brengt of even naar de tandarts gaat. Want daar staat tegenover dat je ook wat vaker om acht uur ’s avonds een paar mailtjes beantwoordt of het geen probleem vindt om op een vrije dag voor één keer aan te sluiten bij een kort werkoverleg. Al blijft het zaak om te letten op een goede verhouding tussen werk en privé. Een beetje structuur blijft broodnodig in een werkweek. Het is daarom handig om vaste thuiswerkdagen en kantoordagen af te spreken, mits je werk dat toelaat natuurlijk. Persoonlijk bekijk ik per week welke dagen ik waar ben. Thuiswerkdagen zijn over het algemeen voor de schrijfklussen, kantoordagen voor als ik dienst heb, vergaderingen of wanneer het nodig is ideeën te bespreken met collega’s. Voor die laatste twee opties is er op onze redactie een vaste dag geprikt: dinsdag. Eenieder weet dat de meeste overleggen op dinsdag worden gepland en houdt daar rekening mee bij de indeling van zijn of haar agenda. Voor leidinggevenden is zo’n vaste kantoordag ook wel zo handig, anders is het onbegonnen werk om te ontdekken wie wanneer tijd heeft. „Denken dat collega’s er onderling wel uit komen, is een illusie”, schrijft Japke-d. Bouma in haar boek. „Als je geen afspraken maakt, zit je de ene dag met een leeg kantoor en de volgende dag weer met veel te veel mensen, worden de kantoorwerkers voorgetrokken ten opzichte van de thuiswerkers en komt iedereen weer op de propvolle maandagen, dinsdagen en donderdagen – net als vroeger.”

3 Geniet van de afwisseling

Want het is vooral heel fijn dat het nu mag, grotendeels zelf bepalen waar je wilt werken op een dag. Lekker thuis een ei bakken tijdens de lunchpauze of genieten van de mosterdsoep uit de kantine. Even naar de vormgever toe lopen en op zijn scherm meekijken wat nou de mooiste foto is voor op de voorpagina of thuis via Teams een snel berichtje sturen met een paar wijzigingen die nog gedaan moeten worden in een tekst. Op de bank ploffen om mails te beantwoorden (ik weet het: niet ergonomisch verantwoord), of op het werk in je netjes afgestelde bureaustoel plaatsnemen. Genieten van traktaties en foto’s van de taart al grijnzend naar thuiswerkende collega’s sturen met de tekst erbij „Dit missen jullie” of thuis zitten te balen omdat je op de een of andere manier altijd de verjaardagen mist.

Netjes om acht uur achter je bureau zitten of al hijgend één minuut voor aanvangst van het onlineoverleg achter de laptop ploffen en nog snel checken of er geen al te grote rommel in je omgeving ligt. Anekdotes vertellen aan je collega’s of juist een thuiswerkdag inplannen omdat je al het geroezemoes even zat bent. Of na het onlineochtendoverleg thuis over een lege snelweg naar het werk zoeven, omdat de spits allang opgelost is.

In deze nieuwe werkvorm krijg je het beste van twee werelden mee. Al blijft het jammer dat het nog niet sociaal geaccepteerd is om in de kantoortuin pantoffels te dragen.