Voor de bewaring van persoonlijke gegevens in kerkelijke archieven legt mr. Den Boef de lat nogal hoog. Nut en noodzaak van het bewaren van gegevens van oud-leden vindt hij discutabel. Bij tuchtzaken moet het bewaren „een keer afgelopen” zijn. „Archivering is namelijk alleen toegestaan met het oog op een algemeen belang of wanneer er wetenschappelijke, historische of statistische doeleinden mee zijn gediend. Bij een kerk is dat niet snel het geval”, schrijft hij.

Waarom niet? De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt voor de verwerking van persoonsgegevens een grondslag in de wet. Die ligt voor religieuze organisaties allereerst in de noodzaak van de geestelijke verzorging van de leden (art. 27 Uitvoeringswet). Daarnaast kan elke organisatie gerechtvaardigde belangen hebben voor archivering van persoonsgegevens, die afgewogen moeten worden tegen de belangen van betrokkenen (art. 6 lid 1f).

Geheugen

De AVG staat „verdere verwerking” toe als deze verenigbaar is met de oorspronkelijke doeleinden waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. Hiertoe rekent de AVG archivering in het algemeen belang en wetenschappelijk of historisch onderzoek (zie onder meer art. 5 lid 1e, art. 9 lid 2j, art. 89 AVG; Overweging 50). De AVG erkent een goed functionerend geheugen als een algemeen belang. Zonder archief geen geheugen.

Als een kerk een grondslag heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, mag ze die ook in haar archief bewaren. Wel onder voorwaarden, onder andere minimale gegevensverwerking. Zij moet ook de privacybescherming garanderen en waarborgen dat ze alleen voor historisch en wetenschappelijk onderzoek worden gebruikt. Een kerk mag haar ledenadministratie bewaren om te kunnen reconstrueren wanneer haar pastorale verantwoordelijkheid begon en stopte.

Tuchtkwesties

Tuchtzaken zijn gecompliceerder. Gegevens hierover zitten niet alleen in ”dossiers”, maar zeker ook in notulen. Het is zeer de vraag of een betrokkene erbij gebaat is als alleen de notulen bewaard blijven. In bepaalde rechtbankdossiers wordt ook echt meer bewaard dan alleen een vonnis. Voor de reconstructie van een evenwichtig beeld van wat er speelde, kan er weleens meer nodig zijn. De vraag is: waar ging het om? Er zijn tuchtkwesties die bepalend zijn voor de geschiedenis van een kerk: scheuringen, afname van ledental, koersveranderingen. Ze kunnen een beeld geven van de manier waarop ethische en kerkrechtelijke maatstaven gehanteerd zijn. De aard van een tuchtzaak is bepalend voor de archiefwaardigheid. Dit kan alleen per geval worden beoordeeld.

Mogelijk is een betrokkene niet gelukkig met wat er bij een kerk is vastgelegd. De nieuwe Archiefwet, die nu bij de Kamer ligt, geeft richtlijnen die in de archiefsector al staande praktijk zijn: zo iemand heeft het recht zijn eigen visie aan het archief toe te voegen. Het recht van vergetelheid gaat niet zonder meer voor op het belang van archivering.

Mr. Den Boef wijst op de taak van kerken om hun archief geregeld op te schonen. Zeer terecht, maar zoals de overheid hiervoor selectielijsten hanteert, zo verstrekken kerkelijke instanties adviezen, die goede richtlijnen geven om een kerkelijk archief op te bouwen dat in de toekomst de moeite waard is. Het is wel de vraag of adviezen voldoende bindend zijn en of ze worden uitgevoerd, maar in principe vraagt de AVG van organisaties niet dat ze hun eigen verleden vernietigen.

De auteur is werkzaam in de archiefsector.