Tientallen benefietconcerten organiseerde stichting Muziek voor Elkaar in de afgelopen jaren. Toch ontvingen diverse goede doelen geen cent. Hoe zet je een degelijke doneeractie op touw?
Snoeprollen verkopen namens de zondagsschool, een collecte tijdens de zendingsavond of auto’s wassen met de jeugdvereniging. In christelijke kring worden regelmatig kleine en grotere inzamelacties voor het goede doel georganiseerd. Doorgaans in goed vertrouwen. Maar wat doe je als de snoepverkoop tegenvalt, waardoor de kosten hoger liggen dan de opbrengst? En wie controleert er eigenlijk of al het geld op de juiste plek terechtkomt? Accountant Jan Snoei geeft enkele tips voor het opzetten van een verantwoorde inzamelingsactie.
Snoei is partner bij WITh Accountants, een accountantskantoor dat zich uitsluitend richt op ideële organisaties, zoals zendings- en ontwikkelingshulporganisaties. WITh Accountants stelt van zulke goede doelen bijvoorbeeld de jaarrekeningen op, controleert jaarrekeningen en projectverantwoordingen en geeft advies.
Maar ook voor kleinere organisaties, zoals kerken, en particulieren die graag geld willen ophalen voor een goed doel, heeft Snoei adviezen. „In z’n algemeenheid is het bij het organiseren van een actie voor het goede doel van belang dat je beloftes waar kunt maken. Vertrouwen is goed, maar controle óók. Transparantie is heel belangrijk.”
Dat begint volgens Snoei bij het bepalen en communiceren van wie verantwoordelijk is voor de actie. Dat kan een groepje personen zijn, de kerk, of het goede doel zelf. Degene die verantwoordelijk is doet er vervolgens goed aan om bepaalde controlemechanismes in te bouwen. „Maak van tevoren een begroting waarbij je uitgaat van het slechtste scenario. Daarin bereken je welke kosten je sowieso moet maken en wat dan de opbrengst is bij het minimale aantal deelnemers aan de actie. Zo weet je van tevoren welk bedrag je na afloop in ieder geval aan het goede doel zult kunnen overmaken.”
Tellen
Ook is het volgens Snoei belangrijk dat er altijd minimaal twee mensen betrokken zijn bij het tellen van het opgebrachte geld. Zodra het geld geteld is moet de opbrengst publiek worden gemaakt.
Daarna kan de opbrengst worden overgemaakt aan het goede doel waarvoor de actie is opgezet. „Mijn filosofie is: probeer zo veel mogelijk rechtstreeks met dat goede doel zelf te doen. Gebruik dus liever geen privérekeningnummers, maar laat mensen hun donatie direct overmaken aan het goede doel, bijvoorbeeld met een QR-code. Als mensen dat doen onder vermelding van de naam van de actie, kun je achteraf wel inzien wat de actie precies heeft opgebracht.”
Het is volgens Snoei dan ook raadzaam om al voordat je een actie start contact op te nemen met het goede doel waarvoor je dat wilt doen. „Dat geeft een stukje bekendheid aan het initiatief. Ook kan zo’n organisatie dan meedenken over hoe de actie het beste ingericht kan worden en bijvoorbeeld een QR-code verstrekken die naar hun rekeningnummer leidt. Als de keten van gever tot ontvangende organisatie sluitend is, inclusief de controlemechanismes, kan iedereen erop vertrouwen dat het geld op de juiste plek terechtkomt.”
Wees transparant, ook als je een fout hebt gemaakt - Jan Snoei, partner bij WITh Accountants
En wat als het ondanks alle goede bedoelingen toch misgaat, bijvoorbeeld omdat de kosten veel hoger uitvallen dan begroot en de opbrengst juist vies tegenvalt? „Als je de genoemde minimumcontroles uitvoert is die kans klein”, benadrukt Snoei. „Maar als het toch nog fout gaat, is het nodig om na te gaan waardoor dat komt. Vaak heb je dan te maken met factoren die uitlegbaar zijn: er kwam bijvoorbeeld niemand opdagen, omdat er een belangrijke verkiezingsuitslag plaatsvond. Maar ook als het niet uitlegbaar is: wees transparant. Blijf communiceren met gevers en goede doelen en maak duidelijk: We hebben een fout gemaakt, maar we leren ervan.”
Voor gulle gevers heeft Snoei ook nog wat tips. „Kijk voordat je doneert of het geld naar een gerenommeerd goed doel gaat. Heeft het doel een keurmerk, zijn er jaarcijfers beschikbaar, is er een accountant bij betrokken? Ook zou ik als gever graag willen weten hoe het verzamelde geld precies bij het goede doel terechtkomt. Van wie is het rekeningnummer waaraan je geld overmaakt? Nogmaals: vertrouwen is goed, maar controle ook.”
