De kloeke woning met praktijk aan huis verwisselde de Gelderse huisarts Joop van den Dool (59) voor een voormalige school in Nederhemert. Hij liet die ombouwen tot een gezondheidscentrum, waar naast zijn eigen praktijk een aantal paramedici is gevestigd. Werk en privé zijn nu meer gescheiden. Bovendien vroeg de uitbreiding van het personeel om extra ruimte. Er staan inmiddels achttien mensen op de loonlijst, naast de twee waarnemende huisartsen die hun werk als zzp’er verrichten.

Toen Van den Dool in 1998 de praktijk overnam, was de administratie overzichtelijk. Wettelijke regelgeving was er vrijwel niet. Zijn voorganger had een deel van de papieren patiënteninformatie al in de computer gezet, waarmee hij destijds tot de innovatieve voorhoede behoorde. De resterende dossiers zaten nog in de bak met groene kaarten. Elke patiënt had een eigen kaart, die zijn complete medische historie bevatte. Na een consult noteerde de arts met een paar steekwoorden diagnose en therapie.

Verwijsbrieven

Ook verwijsbrieven voor specialisten werden zo kort mogelijk gehouden. Het toppunt was voor Van den Dool het briefje van een huisarts met daarop de tekst: „g.c. g.b. v.g.” Het geheimschrift had als betekenis: „Geachte collega, gaarne beoordeling. Vriendelijke groet.”

„De specialist mocht blijkbaar zelf bepalen wát hij ging beoordelen”, constateert Van den Dool. „Omgekeerd besloeg het verslag van de specialist destijds hooguit een half A4’tje. Nu krijg je zomaar vijf pagina’s tekst vanuit het ziekenhuis toegestuurd.”

Ook zelf ging hij na een consult de klacht van de patiënt en de voorgeschreven behandeling uitvoeriger vastleggen. In de eerste plaats voor de collega’s met wie hij binnen zijn praktijk samenwerkt. De solitaire huisarts is vrijwel uitgestorven. Bovendien hoort elke huisarts tegenwoordig zijn keuze te motiveren. „Vroeger kwam iemand met een wrat, en noteerde je: wrat; aangestipt. Nu moet je noteren hoe lang de wrat er al zit, of de patiënt zelf er wat aan heeft gedaan, wat jij precies hebt gedaan…”

Daarnaast dient ”episodegericht” te worden geregistreerd. „Wat betekent dat je voor elke kwaal een apart hoofdstukje moet aanmaken. Bijvoorbeeld buikpijn. Pijn op de borst. Hoge bloeddruk. Alle medicatie die je voorschrijft, dient te worden gekoppeld aan de bijbehorende episode.”

Deze wat omslachtige vorm van administreren heeft ook voordelen. „Je kunt later snel natrekken wanneer, hoe en hoe vaak een bepaalde klacht of kwaal is behandeld. Een ander voordeel is de automatische medicatiebewaking. Het systeem geeft een waarschuwing als je een medicijn voorschrijft waarvoor de patiënt allergisch is of dat conflicteert met een ander middel of een andere kwaal van de betreffende patiënt. Voorwaarde is wel dat je alle informatie goed hebt ingevoerd.”

Indekcultuur

Een aanjager van de uitvoerige administratie is de vrees voor claims bij eventuele tuchtzaken. „In een dorp als Nederhemert heb je nog het vertrouwen van je patiënten”, weet Van den Dool. „Ze zullen niet snel een klacht tegen je indienen. In stedelijk gebied ligt dat anders. De daardoor ontstane indekcultuur leidt tot een enorm uitvoerige documentatie, zeker bij symptomen die tal van oorzaken kunnen hebben. Mocht de arts een verkeerde inschatting maken, dan wil hij later kunnen bewijzen wat hij allemaal heeft overwogen, uitgevraagd en gedaan en hoe hij de patiënt heeft geïnformeerd.”

Bij klachten is de dossiervoering in hoge mate bepalend voor de uitspraak van het medisch tuchtcollege of de rechter. „Ik zie dat mijn jongere collega’s mede daardoor twee keer zo veel opschrijven als ik. En ik noteer al drie keer zo veel als mijn voorganger deed. Die administratie vraagt meestal meer tijd dan het gesprek met de patiënt en het lichamelijk onderzoek. Tussendoor teken ik ook nog allerlei briefjes en machtigingen, bijvoorbeeld voor specifieke handelingen die de thuiszorg verricht bij patiënten van onze praktijk.”

Ook de AVG-wetgeving (Algemene verordening gegevensbescherming) is niet bevorderlijk voor een vlot verloop van het spreekuur. Zo gaat de computer van de huisarts op slot als het toetsenbord enkele minuten niet is aangeraakt. „Je wordt niet goed van het inloggen, de hele dag door”, verzucht Van den Dool.

Boekhoudster

Echtgenote Connie (57), van origine boekhoudster, maakte zich tijdens hun verblijf in het Afrikaanse Botswana nuttig op de afdeling administratie van het zendingsziekenhuis waar Joop als arts werkzaam was. Na de overkomst naar Nederhemert nam ze de algemene administratieve taken van de huisartsenpraktijk op zich. Daarnaast volgde ze de opleiding tot doktersassistent en apothekersassistent; later die voor praktijkondersteuner somatiek. In die functie heeft ze de zogeheten ketenzorg voor patiënten met chronische aandoeningen onder haar hoede. „Ik zou ook nog de opleiding tot praktijkmanager kunnen volgen, maar daar had ik geen trek meer in.”

Voor de ketenzorg, met de daaraan verbonden zorgplicht, zijn zorggroepen gevormd. Sinds kort valt de praktijk in Nederhemert onder Jeroen Bosch Huisartsen, de regionale organisatie van alle praktijk houdende huisartsen in ’s-Hertogenbosch en omgeving. Die controleert of de ketenzorg op de voorgeschreven wijze wordt geleverd en wat de resultaten zijn.

Secuur

„Je moet heel secuur zijn, vooral in de declaraties naar de verzekeraar”, ontdekte Connie. „Bij de geringste afwijking van het voorgeschreven protocol krijg je bericht terug dat niet tot vergoeding kan worden overgegaan. Het hele systeem is gebaseerd op wantrouwen, met het gevolg dat je enorm veel lijstjes moet invullen om te bewijzen dat jij het wél goed doet en eerlijk bent.”

Medisch gezien werpt de nauwgezette ketenzorg onmiskenbaar vrucht af, erkent Joop. „Toen ik begon, had ik geregeld spoedvisites voor patiënten met acuut hartfalen, een diabetisch coma, een astma-aanval… Dat komt vrijwel nooit meer voor. Alle mensen met chronische kwalen zijn in beeld en worden periodiek gecontroleerd.”

Op een aantal terreinen zag zijn echtgenote en boekhouder de administratieve last afnemen. „Laboratoriumuitslagen kwamen vroeger per post binnen, waarna je ze handmatig in de computer ging zetten. Nu gebeurt dat allemaal automatisch. Ook vrijwel alle facturen krijgen we digitaal binnen. De declaraties naar de verzekering gaan er digitaal uit. Dat scheelt veel printwerk en enveloppen vullen. Ook de bedrijfsadministratie is voor een belangrijk deel geautomatiseerd. Het is niet enkel kommer en kwel.”

Praktijkmanager

De personeelsadministratie besteedde het echtpaar uit aan Van Ree accountants. „Ik moet er niet aan denken dat ik die er ook nog bij heb”, zegt Connie. „Mijn administratieve taken kosten me nu al een halve dag per week. Dat vind ik wel genoeg.”

Sinds januari wordt ze ondersteund door een praktijkmanager voor vier uur per week. Die is aangetrokken voor allerlei bijkomende administratieve klussen. Zo wordt de maatschap binnenkort uitgebreid met een arts. „Het is een hele toer om uit te zoeken aan wie je dat allemaal moet melden, in welke volgorde en hoe. De praktijkmanager schrijft vanaf nu ook het jaarverslag. Daarnaast gaat ze zich bezighouden met de werkzaamheden die voortkomen uit de praktijkmonitor, het systeem dat alle verschillende processen binnen de praktijk beheert. Alles is tot in detail vastgelegd en regelmatig wordt gecontroleerd of je aan alles voldoet.”

In de loop der tijd is er steeds meer bijgekomen, stelt de doktersvrouw vast. „Door wettelijke verplichtingen, ziektekostenverzekeraars die allerlei eisen stellen, externe organisaties waaraan je bent gelinkt bent… Niet allemaal onterecht, maar een deel van de administratie zou probleemloos geschrapt kunnen worden. Vooral in de ketenzorg. Het is echt veel werk.”

„En dan ben ik gezegend met Connie”, lacht Van den Dool. „Die neemt me heel veel papierwerk uit handen. Om me heen zie ik steeds vaker het omgekeerde. Een vrouwelijke huisarts met haar man als manager. Meer dan eens fulltime.”