De kist komt voor de dag in de kluis van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) in Woerden. Daar beheert F. van der Hart de archivalia van de generale synoden van de Christelijke Gereformeerde Kerken vanaf 1980.

Als hij de kasten opzij rolt, komt er zo’n 75 meter archief tevoorschijn. Synodestukken, paperassen van deputaatschappen, van de vrouwenbond, van de zondagsscholen. De kerkelijke jaarboekjes, „helaas niet compleet.” En het archief van oud-zendingspredikant ds. A. Bikker. En dat alles in lange rijen bruine dozen, acht ‘verdiepingen’ boven elkaar. „Een deel van de dozen moet nog worden vervangen door zuurvrije exemplaren.”

Op de kluisdeur zit een gestreept bordje. „Elke brandweerman weet daardoor dat hij hier niet met water mag blussen.”

Het synodaal archief bevond zich vroeger in het kerkgebouw van Rotterdam-Centrum. Het werd in 1940 getroffen toen de Duitsers de binnenstad bombardeerden. Een deel van de stukken kon worden gerestaureerd; een ander deel ging verloren.

Het archief bleef in Rotterdam, in de kerk aan de Noordsingel. „Maar het was er veel te vochtig. Ik was archiefinspecteur in Schoonhoven en heb geregeld dat het daar kon worden ondergebracht. ‘Schoonhoven’ ging echter dicht door een fusie met het archief in Gouda. Daar was geen ruimte genoeg. Uiteindelijk bood het archief in Woerden ruimte te huur aan. De stukken van vóór 1980 gingen naar het rijksarchief in Utrecht. Dat bood kerkelijke archieven gratis onderdak, omdat men alle protestantse archieven daar wilde hebben.”

Van der Hart deed het archiefbeheer in zijn vrije tijd. „Sinds ik met de VUT ben, heb ik er veel meer uren in kunnen steken. Samen met mr. C. J. van Heel –eveneens een gepensioneerd archiefinspecteur–, die het synodaal archief in Utrecht beheert, ben ik gaan ordenen en inventariseren. Ik zit hier nu elke vrijdag.”

Behalve over de twee archieven beschikken de Christelijke Gereformeerde Kerken over een documentatiecentrum in Veenendaal, beheerd door drs. J. N. Noorlandt. „Een documentalist verzamelt zo veel mogelijk; een kerkelijk archief neemt alleen op wat ambtelijk is verwerkt.”

Vraagbaak

De archivarissen zijn ook betrokken bij het veiligstellen van archieven van gemeenten die worden opgeheven.

Voor de vraag wat er bewaard moet worden en hoelang, hanteren de archivarissen de selectielijst die door de Commissie Protestantse Archieven (CPA) is opgesteld. „Die richtlijn geldt ook voor classes en kerkenraden. Ik ben er overigens voorstander van dat classes hun archieven ook in bijvoorbeeld een streekarchief onderbrengen. Dat is veilig, de klimatologische omstandigheden zijn goed, er is altijd toezicht aanwezig en behalve de beambten komt er niemand in het depot.”

De archivarissen zijn ook vraagbaak voor kerkenraden en classes. „Er komen vragen om historische informatie; andere keren over het archiefbeheer.” Van der Hart lepelt wat recente vragen op: Moeten stukken over een precaire aangelegenheid worden bewaard? Hoe moet je digitale gegevens bewaren, en moet er een back/up buitenshuis zijn? Wie mogen een sleutel van de archiefkast hebben? Moeten dagafschriften van de giro worden bewaard?

„De meeste scriba’s weten niet goed hoe ze hun spullen moeten opslaan, en de digitalisering heeft het nog moeilijker gemaakt”, zegt de archivaris. „Bij kerkbouw wordt vaak te weinig rekening gehouden met brand- en inbraakveiligheid en de juiste vochtigheid (50-55 procent) en temperatuur (16-18 graden).

Volgend jaar beleggen we samen met de gereformeerd vrijgemaakte en Nederlands gereformeerde collega’s zeven regionale toerustingsavonden voor kerkenraden over het beheren, ontsluiten en raadplegen van archieven. Ook ambtsdragers uit andere kerken zijn daar welkom.”

Dit is het tweede deel in een serie over kerkelijke archieven. Morgen deel 3.