Online beurs bezoeken waarschijnlijk blijvertje
Corona heeft de digitalisering van beurs- en evenementenbezoek een flinke impuls gegeven bij Jaarbeurs in Utrecht.
Was de agenda van de Jaarbeurs in Utrecht in april nog leeg, voor mei staat –eenmalig– een vakbeurs gepland. Niet online, maar in levende lijve kunnen 250 exposanten en 2500 beursbezoekers elkaar dan ontmoeten. De evenementenbranche heeft deze primeur gekregen, die tegelijk een Fieldlab-experiment is. Dat betekent: vooraf en achteraf testen op het coronavirus. De beurs wordt georganiseerd op basis van een draaiboek waarmee het evenement in drie tot vier weken kan worden georganiseerd.
De onvoorspelbaarheid van het virus maakt het niet eenvoudig om ver vooruit te plannen. Een vakbeurs op poten zetten kostte in het verleden maanden, vertelt marketing en digital directeur Aletta Kok (44). „In het afgelopen jaar hebben we gewerkt aan meer slagvaardigheid en flexibiliteit. De dip hebben we aangegrepen om uit te werken wat we slimmer konden doen. Mede om ook kosten te besparen.”
Met massa’s mensen ontvangen, registreren en laten doorstromen – ook wel crowdmanagement genoemd– had een evenementlocatie als de Jaarbeurs al ervaring.
Dit is uitgebreid met een digitale app die verspreiding van het coronavirus moet tegengaan; de gezondheidscheck kan bijvoorbeeld van tevoren worden gedaan. Bij aankomst kan de bezoeker dan een groen vinkje op zijn telefoon laten zien en direct doorlopen, wat tijd en rijvorming scheelt. Via zijn telefoon kan de gast zien op welke plekken het druk is.
Handeldrijven
De Jaarbeurs faciliteerde en organiseerde de afgelopen tijd bijna honderd online evenementen. Ook een meerdaags gezondheidsevenement in mei en de Vakantiebeurs in juni zullen alleen digitaal te bezoeken zijn.
Hoe gaat zoiets in zijn werk? Kok: „We gebruiken nu een softwareprogramma met kunstmatige intelligentie om ontmoeten, dingen leren en handeldrijven vorm te geven. Zo kunnen bijvoorbeeld bezoekers op basis van hun voorkeuren automatisch gekoppeld worden aan exposanten die interessant voor die bezoekers zijn.”
Of het nu gaat om het uitzenden van bijeenkomsten of het gebruik van de mobiele telefoon in de live-omgeving, de digitalisering van bijeenkomsten en beurzen is een blijvertje, denkt Kok. „Denk ook aan mogelijkheden om vooraf kennis te maken met mensen, een webinar kijken of terugkijken, minder gebruik van papier of naderhand contact opnemen met iemand die je sprak. Klanten die digitale mogelijkheden benutten leveren drie keer zo veel meer op, blijkt uit onderzoek in de detailhandel.”
In het ‘tijdperk’ na corona zullen evenementen standaard een onlinevariant hebben, verwacht Kok. „Dat gebeurt al in China, waar vanaf juni al weer evenementenlocaties open waren. De beurzen zijn daar hybride: deels fysiek, deels online. De doelgroep wordt groter, want je kunt ook thuis vanachter de computer erbij zijn.”
En hoe zit het met de bezoekers vanuit het buitenland? Kok: „Een deel van de mensen die internationaal reisden voor beurs- of congresbezoek, zal voortaan digitaal aanwezig zijn. Dat is een trend. Al zal die de Jaarbeurs minder hard raken, omdat in Utrecht vooral nationale evenementen plaatsvinden.”
Heeft u een tip voor deze serie? Mail het naar econ@rd.nl
serie Werk & corona
Deel 16 van een serie artikelen waarin mensen vertellen welke gevolgen de coronacrisis heeft voor hun werk. Volgende week maandag deel 17.
