Spijkerbroek, overhemd: informeel contact kenmerkt directeur Paul Kaars (42). Hij doet zelf de deur open van het pand op het bedrijventerrein in Reeuwijk. „Een band opbouwen met een klant, doordat je er met enige regelmaat komt, is het mooiste wat er is.” Daarom begon hij in 2005 een groothandel in koffie en koffieautomaten voor bedrijven. Lachend: „Kan je nagaan: daarvoor dronk ik zelf nooit koffie.”

Inmiddels telt zijn bedrijf 42 fte. Het klantenbestand telt 2247 midden- en kleinbedrijven in de Randstad, maar ook ziekenhuizen met veel koffiedrinkers. Onlangs opende het bedrijf een vestiging in het Brabantse Veghel. „De gemoedelijke familiecultuur van de Brabanders past bij ons”, zegt Kaars. Hij streeft naar een ongedwongen en hartelijke sfeer. Klanten en personeel horen bij de denkbeeldige ‘Kaarsfamilie’, vertelt de brochure.

Momenteel doen zo’n 5500 koffiemachines –ingekocht bij verschillende leveranciers– dienst bij de klanten. De koffie van Kaars is van eigen makelij. Wenst de klant een merk, dan kan Kaars dat ook leveren. Herkomst van de bonen is Nicaragua. Thee komt uit Sri Lanka. Dat de kleine koffieboer daar een goed bestaan heeft, is een van de doelen van Kaars. De inzet voor eerlijke prijzen en het voorkomen van uitbuiting is niet eenvoudig, maar wel de moeite waard, vindt Kaars. Inzicht in en controle over de keten van boer-inkoper-leverancier is lastig voor de afnemer aan het eind van het traject.

Kaars laat drie varianten koffiemachines zien. „Koffiedrinken op het werk krijgt steeds meer een horeca-beleving en zorgt voor gemotiveerde medewerkers en werkplezier.” Bovenop het apparaat van de modernste uitvoering zit een transparante reservoir voor de nog ongemalen bonen. „Heel anders dan de knots van een zakelijk uitziende automaat.” Sommige chauffeurs bij Kaars zijn tevens monteur.

Ontwikkeling van organisatie en talent staat voorop voor Kaars. „Door uitbreiding van het bedrijf krijgen medewerkers kansen om door te groeien.” Een voorbeeld daarvan is Sabrina Jansen (30), die aanschuift bij het gesprek. De sales- en marketingmanager begon als accountmanager en groeide vervolgens door naar een functie in het management.

Groeispurt

Jaar op jaar groeide Kaars Koffie zo tussen de 25 en 50 procent per jaar. De groeispurt bracht echter ook veel geploeter en spanningen met zich mee voor iedereen. Kaars, met enige zelfspot: „Het kaarsje ging net niet uit.”

Goede service willen bieden aan de klant, maar die belofte niet altijd kunnen waarmaken, vroeg om het verzetten van de bakens. Het jaar 2016 „spannend, maar leerzaam” jaar, blikt de directeur terug. De verkoopwijze werd „omgegooid.” Medewerkers kregen andere taken. Jansen: „Klanten kunnen nu online bestellen, en dat vraagt ook andere logistiek.” Door de ICT te vernieuwen, kon het management de bedrijfsvoering gerichter en efficiënter aansturen.

Werkte Paul Kaars eerst „vooral heel hard”, tegenwoordig houdt hij zich meer bezig met strategie. „Als je die fase niet aandurft en je mensen niet durf los te laten, komt het bedrijf niet verder.”

Hoe houdt Kaars de medewerkers betrokken bij zijn strategie? Her en der hangt een bord met geplande acties en checkpunten aan de muur. Wat ging er goed, en wat kan anders, bespreekt ieder team bij zijn bord. Hooguit een kwartier, eens per twee weken. Ook de chauffeurs en monteurs in het magazijn vergaderen zo. „Het werkt. Wat er speelt bij het management, weet de werkvloer ook. Het gezamenlijk bespreken van resultaten en actiepunten versterkt de onderlinge band. Het voorkomt een kloof tussen directie en afdelingen.”

Werken bij Kaars voornamelijk jonge medewerkers? Jansen: „Valt wel mee. Hoe oud iemand is, maakt voor ons niet uit. De leeftijden variëren. De jongste medewerker is 21 jaar. Twee medewerkers zijn al op pensioengerechtigde leeftijd.”

Bedrijfsgegevens

Naam: Kaars Koffie

Waar: Reeuwijk

Sinds: 2005

Activiteit: koffie voor bedrijven

Aantal medewerkers: 50