In eerste instantie had hij het niet door, maar toen merkte zijn leidinggevende wat schamper op dat Maarten in de weken voor zijn zomervakantie wel erg druk was geweest met de aanschaf van nieuwe kampeerspullen. Dat was pijnlijk. Maarten had weliswaar geen grote geheimen te verbergen, maar het voelde toch vervelend: je leidinggevende die in je e-mail neust en daarbij ook je privémailtjes leest. Maarten was daar bepaald niet blij mee.

Werkgevers hebben onder bepaalde voorwaarden het recht om zakelijke e-mail van werknemers te controleren, ook tijdens hun afwezigheid. Dat kan nodig zijn omdat veel werkzaamheden doorgaan tijdens de vakantie. Sommige zaken kunnen niet zomaar vier weken blijven liggen.

Het is daarbij echter van groot belang dat de werkgever zorgvuldig omgaat met de belangen van de werknemer. Die heeft ook op de werkvloer recht op privacy. Het is daarom belangrijk dat werkgevers duidelijke richtlijnen opstellen en deze communiceren naar alle medewerkers.

Daarnaast moet de werknemer er vooraf over geïnformeerd worden dat zijn of haar zakelijke e-mail gecontroleerd kan worden tijdens afwezigheid. Ook de voorwaarden waaronder dit plaatsvindt, moeten worden aangegeven. Dat voorkomt onaangename verrassingen.

Hoe kan een werkgever de privacy van zijn werknemer het best respecteren? Door te vermijden dat er mails worden bekeken die duidelijk als privéberichten herkenbaar of gemarkeerd zijn. Daarbij kan het helpen als werknemers hun persoonlijke berichten scheiden van de zakelijke mails, bijvoorbeeld door de privémail in een aparte map te bewaren of op een andere manier als persoonlijk te markeren. Nog veel beter is het om het zakelijke e-mailadres helemaal niet privé te gebruiken.

De achterliggende vraag in dit soort situaties luidt: Is het überhaupt normaal dat je op je werk ook privé bezig bent op het internet en met e-mail? Of moet je dat gewoon niet doen? Want dan ontstaan er sowieso geen problemen als het gaat om privacy. Dat laatste klopt, maar voor veel mensen lopen werk en privé tegenwoordig toch behoorlijk door elkaar. Het gedrag van Maarten zal dan ook voor heel wat werknemers herkenbaar zijn.

In zijn algemeenheid is privégebruik van internet en mail op het werk zowel juridisch als maatschappelijk geaccepteerd, al moet het natuurlijk beperkt blijven. Zoals gezegd is het aan de werkgever om hier duidelijke richtlijnen op te stellen.

Als de werknemer van deze regels op de hoogte is, mag een werkgever een personeelslid aanspreken op zijn of haar gedrag als het gaat om mailen. Als blijkt dat het privégebruik van internet en mail buitensporig is, heeft een werknemer terecht een probleem.

Werkgevers mogen onder bepaalde voorwaarden toegang hebben tot de zakelijke e-mail

Kortom, werkgevers mogen onder bepaalde voorwaarden toegang hebben tot de zakelijke e-mail van afwezige werknemers, maar het is belangrijk dat beide partijen duidelijke afspraken maken. Werknemers moeten zich bewust zijn van het bedrijfsbeleid en zichzelf daarmee vertrouwd maken. Zo weten ze wat ze kunnen verwachten en worden misverstanden voorkomen. Open communicatie en heldere protocollen dragen bij aan een transparante en veilige werkomgeving.

De auteur is coördinator arbeidsvoorwaardenbeleid bij de RMU.