Uit het hoofd, in een bakje

Ordenen. Zo simpel. Bakje voor dit, mapje voor dat. Iedereen doet dat toch, en wie leeft er nog zonder agenda? En toch. Waarom bedenkt iemand vlak voor hij gaat slapen drie dingen die hij nog had moeten doen, en twee dingen die morgen moeten gebeuren? Wat zijn dat voor grappen van de geest - kan die dit soort herinneringen niet op andere momenten oproepen?

De kenniswerker van 2008, die voornamelijk met zijn hoofd werkt, krijgt een stroom aan informatie te verwerken. Hij ontvangt belangrijke, minder belangrijke, leuke en nare mails; links die naar oneindig veel andere links leiden; telefoontjes; dikke rapporten. Waar is het eind? Dat is zoek.

Dat is het verschil met het werk van vroeger. „De koe is een keer leeg - dan ben je klaar met melken”, schrijft Taco Oosterkamp van Meereffect in zijn artikel ”5 redenen waarom een helder hoofd beter werkt”. En: „Aan de lopende band zie je het werk letterlijk aan je voorbijtrekken, je kunt er zelf niets aan organiseren. Bij kenniswerk speelt het werk zich voor een groot deel in je hoofd af. En terwijl weinig mensen met een lopende band onder hun arm over straat gaan, heb je je hoofd altijd bij je.”

Tips en tricks Oosterkamp geeft trainingen in ”lifehacking”, een manier om informatiestress tegen te gaan. De term werd voor het eerst gebruikt door de Britse journalist Danny O’Brien, die in 2004 schreef over ”life hacks”: technische handigheidjes om grote hoeveelheden informatie te verwerken.

In Nederland richtten Frank Meeuwsen en Martijn Aslander de weblog www.lifehacking.nl op. „Lifehacking! Dé trend van 2008, hét antwoord op het digitale tijdperk!” schreef columnist Kuitenbrouwer met de nodige ironie in HP/De Tijd.

Taco Oosterkamp is een van de schrijvers op de weblog. Hij ontwikkelde Fingertips, een programma voor handige en tijdbesparende toetsencombinaties, schrijft elke twee weken een artikel over slimmer werken voor de ondernemerswebsite van Microsoft en publiceert „tips en tricks” op nu.nl. Via zijn bedrijf Meereffect geeft hij trainingen -voor grote groepen of individueel, op de werkplek-, waarbij de methodiek ”Getting things done” (GTD) van de Amerikaanse managementconsultant David Allen centraal staat.

Oosterkamp streeft ernaar 3 miljoen Nederlanders te bereiken met zijn boodschap, vertelt hij eind januari op een cursusdag in Soestduinen, voor een zaal met zo’n zestig mensen.

Zelf maakte hij drie jaar geleden kennis met ”Getting things done”. „Ik las Allens boek en dacht: Volgens mij heb je een paar punten waar ik erg vrolijk van word, zoals hoe je een leeg hoofd krijgt.” Hij schreef er artikelen over. „De NS gingen meelezen, en HP, en ProRail. Op dat moment zei ik tegen een collega: We moeten cursussen gaan geven. Als we ProRail 10 procent efficiënter kunnen krijgen, is heel Nederland blij!”

Maar hoe werkt het? Het probleem is duidelijk: „Je hoofd heeft maar beperkte ruimte: klusjes verdringen creativiteit.” Zo mooi, het doel: „Ik wil dat mijn onderbewuste het opgeeft om de rompslomp te managen.” En concreet?

Concreet draait het systeem om vijf kernwoorden: verzamelen, beslissen, organiseren, doen en wekelijks onderhoud. In die volgorde. Oosterkamp: „Als het bij het verzamelen verkeerd gaat, gaat de rest ook verkeerd.” Het woord dat daarom het vaakst valt op de cursusdag, is waarschijnlijk ”stuffbakje”. Dat is de plaats waar alle ingekomen informatie in moet. Het kan een postbakje zijn, maar ook de e-mailinbox, een laptop, een mobieltje.

Op kantoor heeft Oosterkamp een plastic postbakje staan voor de stuff. „Stuff is alles wat je leven binnenkomt en nog niet op de plek is waar het zou moeten zijn, zowel fysiek als psychisch.” Onderweg draagt hij een rood mapje bij zich, „een verlengstuk van mijn stuffbakje. Op kantoor hoef ik alleen dit mapje leeg te maken.” Een kritische cursist: „Wat maakt het nou uit of je spullen in een mapje stopt of rechtstreeks in je tas mikt?” Oosterkamp: „Het verschil is dat ik de rest van mijn tas niet hoef na te kijken.”

De volgende stap is: alle stuffbakjes -postbak, mobieltje, inbox- verzamelen en één keer per dag beslissen waar de inhoud hoort. „Twee basisregels gelden hier. Eén: je haalt alles één voor één uit je bakje, van boven naar beneden of andersom. Twee: Is iets er eenmaal uit, dan gaat het er niet meer in. Je haalt alles uit je hoofd en kijkt wat je ermee wilt gaan doen. Dat kan eng zijn. Soms zie je dan dat je te veel hebt gekregen, of te vaak ja hebt gezegd.”

In de beslisfase loopt de GTD-aanhanger een aantal vaste vragen langs: Wat is dit? Wil ik hier deze week iets mee doen? Wat is mijn gewenste uitkomst? Wat is mijn eerstvolgende actie?

Later/misschien Wie nee zegt op de vraag of er deze week iets mee moet gebeuren, kan kiezen of hij een item in de prullenbak gooit, in zijn later/misschien-bakje legt of in zijn archief stopt. Na de laatste vraag, over de eerstvolgende actie, volgen de keuzes ”doe het meteen”, ”in agenda”, ”wachten op” en ”eerstvolgende actie”.

Bij de vraag rond de gewenste uitkomst is het van belang dat de kiezende werker onderscheidt of het resultaat om meer stappen vraagt. Als dat zo is, heeft hij te maken met een project. Het is van groot belang dit in de gaten te hebben, zegt Oosterkamp. „Een project kun je niet doen, je moet het opsplitsen in acties. En dan wordt het weer als werken aan de lopende band, maar dan leuker.”

Sommigen fluisteren dat ze allang op deze manier werken, anderen zuchten om alle mapjes die dit systeem vraagt. Oosterkamp: „Het is zo simpel als het kan - maar niet simpeler. Wij hebben allemaal een vrij complex leven. Stel dat je je papieren post in een 100 procent betrouwbaar systeem wilt doen, dan is één stapel ook te weinig.”

Het geheim van het succes met dit systeem is het helemaal te doen, melden de Meereffectmensen. Niet half, niet voor 75 procent, maar op alle gebieden, zowel zakelijk als privé. Pas dan komt een leeg hoofd in zicht: prettig leeg. Om cursisten daarbij op weg te helpen, stuurt Meereffect hen voorlopig herinneringsmails met telkens één punt uit de cursus. „We hebben het niet verteld van tevoren, maar we gaan jullie spammen.” Voortaan te noemen: stuff.

Meer informatie: www.meereffect.nl , www.getfingertips.com , www.lifehacking.nl en www.davidco.com .

Van ”Getting things done. Prettig en efficiënt werken zonder stress” is recent een nieuwe Nederlandse vertaling uitgegeven door SDU Uitgevers (Den Haag, 2008; 90 5261 626 1; 220 blz., € 22,95).

„Op mijn ”wachten-oplijstje” staan soms wel zestig dingen” Annemiek van de Laak (48), unitmanager organisatie en informatisering bij een groot pensioenfonds, werkt sinds een jaar met de ”Getting things done”-methodiek.

„Ik heb op mijn werk de verantwoordelijkheid voor het facilitaire deel, daarnaast ben ik het leeuwendeel van mijn tijd bezig met informatievoorziening.

De reden dat ik een cursus bij Meereffect ging volgen, was dat ik het boek ”Getting things done” had doorgewerkt. Ik was op zoek naar beheersing van de enorme hoeveelheid taken en taakjes die op mij afkomt. De methodiek van David Allen maakte mij enthousiast; op de cursus leerde ik hoe je er in de praktijk mee uit de voeten kunt. Ik leerde er hoe je het systeem kunt koppelen aan moderne middelen zoals Outlook.

Twee dagen na de cursus had ik tijd om het systeem in te voeren. In een dag en een avond heb ik mijn agenda helemaal leeggemaakt, ik ben gaan sorteren en heb alles wat ik tegenkwam vastgelegd. Elk dingetje dat door mijn hoofd spookte -daar moet ik aan denken, hier ben ik mee bezig- kreeg een plek. Allereerst moest ik zorgen dat ik het gevoel had dat ik echt wist wat ik nog te doen had.

Tot die tijd had ik dat minder. In mijn baan moet ik veel regelen op korte termijn. Ik heb een vrij groot team, dus heel veel dingen die ik voor mensen heb uitstaan. Vroeger schrok ik ’s nachts soms wakker en dacht: Dit. En dat, puntjepuntje. Niet vergeten!

Als ik terugkijk, zeg ik: Ik schreef de verkeerde dingen op, de heel belangrijke, niet de kleine dingen die me bezighielden.

Op mijn ”wachten-oplijstje” staan nu soms wel zestig dingen. Maar het zit niet op mijn nek; ik weet dat, als ik iets nodig heb, ik het wel tegenkom. Je kunt dat alleen maar ervaren door het systeem zelf in te voeren.

Soms versloft het een beetje; het gaat met ups en downs. Ook nu nog. Op zo’n moment merk ik dat het prettige gevoel van alles onder controle te hebben verdwijnt. Ik wil het niet kwijt, ik wil het niet kwijt, denk ik dan, en ik ga ervoor zitten om te ordenen.

Ik doe niet alles precies zoals Meereffect voorschrijft. Taco Oosterkamp heeft het over een ”wachten-oplijst”; ik heb er bijvoorbeeld meer. Maar aan de basis van de methodiek heb ik niet getornd. Ik heb hem alleen meer verpersoonlijkt.”

Tips van Denise Hulst

Denise Hulst (46) geeft trainingen op het gebied van werkplekorganisatie, e mail , tijd en energiemanagement. In ”Getting things done” ziet ze niet veel nieuws. „Er wordt al vijftig jaar gewerkt met dergelijke systemen, sinds Peter F. Durcker zo’n vijftig jaar geleden met zijn timemanagementboek kwam.”

Ook zij vindt dat mensen meer dan ooit trucs nodig hebben om met de informatiestroom om te gaan. „We nemen voordurend beslissingen. Er bestaat geen tussentijd meer.” Trainingen op de werkplek zijn veel efficiënter dan een theoretische, eendaagse cursus, weet ze.

Hulst publiceerde vorig jaar een boek over slim omgaan met e mail. De inhoud komt globaal overeen met de visie van Meereffect, alleen heet het soms wat anders. En terwijl de GTD methodiek pleit voor niet te veel deelmappen in de mailbox, luidt stap 1 van Hulsts vijfstappenplan naar een lege inbox: maak mappen. Todolijstjes –die Taco Oosterkamp afschrijft– mogen bij Hulst. Een paar tips uit haar boek. Bepaal zodra je een e mailbericht opent direct de status. Kijk hooguit twee tot drie keer in je inbox; reserveer dan ook wat tijd om nieuwe e mails af te handelen. Doe dit zo veel mogelijk op vaste tijdstippen. Stel wizardregels in (die binnenkomende mails sorteren). Laat je van verzendlijsten halen. Stuur geen zinloze cc’tjes meer.

Uit: ”Efficiënt e mailen. Van last naar lust, onder het motto: wie is hier nu eigenlijk de baas?”, door Denise Hulst; uitg. Spectrum, 2007; ISBN 90 274 4779 1; 155 blz.; € 12,95. Meer informatie: www.hulstadvies.nl ; www.nbpo.nl .

Uit het hoofd, in een bakje

Economie

RD.nl in uw mailbox?