Internet veroorzaakt revolutie in wereld van bibliotheek en archief

Oude wijn in nieuwe zakken

Als eerste Nederlandse gemeentearchief maakten de Zwollenaren de sprong naar het World Wide Web. „Al in 1995 hadden wij het gevoel dat internet in de toekomst een grote rol zou gaan spelen. In Overijssel is destijds een project gestart om zo veel mogelijk gemeenten, bibliotheken en archieven op internet te brengen. Dat was heel vooruitstrevend”, zegt Folkerts.

De scepsis bij collega's was groot. Een dienst die er is om „oude spullen te bewaren” liep voorop in het omarmen van nieuwe media. „Het is heel eigenaardig. Op een congres in november 1995 beschuldigde de hoogste baas in de archiefwereld mij ervan dat ik me onledig hield met een leuk speeltje in plaats van het serieuze werk ter hand te nemen. Nog geen jaar later en hij had het alleen nog maar over internet.”

Uithangbord
Echt tevreden is Folkerts nog niet. „Een aantal archieven ziet hun website als digitaal uithangbord. Ze zetten een folder op het net, met wat informatie over de organisatie en dat is het dan. De meeste archieven staan nu wel op het World Wide Web. Met name die van Delft, Den Haag en Tilburg springen er in positieve zin uit.” Inmiddels is er een landelijk ”Archiefnet”, waarbij Folkerts ook nauw betrokken is.

De drempel naar een ambtelijke instelling is voor velen hoog. Internet heeft dat obstakel geslecht, denkt de archivaris. „Mensen vinden het onplezierig als ze het gevoel hebben dat er iemand over hun schouder meekijkt.”

Heeft een leeszaal beperkte openingstijden, op internet zijn de documentatiecentra dag en nacht te raadplegen. „De meeste mensen bezoeken onze site 's avonds. Ze komen zelfs vanuit het buitenland. Een reisje naar Zwolle is niet voor iedereen mogelijk. Door de lage drempel van internet bereiken we nu meer mensen dan wanneer we geen site zouden hebben.”

De digitale revolutie heeft de archiefwereld niet onberoerd gelaten, meent Folkerts. „We krijgen duidelijk minder archiefbezoekers die hun stamboom willen onderzoeken. Op internet is veel genealogische informatie te vinden.”

Summum
Christiaan Plug maakt bij het uitzoeken van zijn familiegeschiedenis veel gebruik van internet. Het karakter van het genealogische onderzoek verandert, bevestigt hij. „Internet maakt het onderzoek zo veel gemakkelijker. Je vindt veel meer informatie dan voorheen en je legt heel gemakkelijk contact met mensen die dezelfde familie uitspitten.” Inmiddels heeft hij overleg met een Amerikaan die Plugs familie onderzoekt. „Mijn tak ontbrak in de uitvoerige stamboom die hij op internet had geplaatst.” Een stukje van de puzzel.

Internet helpt ook om families die verhuisd zijn op te sporen, weet Plug. „Je voert een naam in een zoekprogramma in en je krijgt allerlei onverwachte informatie. Een familienaam duikt bijvoorbeeld ineens in Groningen op.” Hij is enthousiast over het Nederlandse programma Genlias, dat wegens onvoldoende capaciteit tijdelijk uit de lucht is. Genlias, een samenwerkingsproject van provinciale archieven, heeft alle huwelijksovereenkomsten tussen 1811 en 1922 beschikbaar gesteld.

Toch gaat er volgens Plug niets boven een daadwerkelijk bezoek aan een archief. „Het directe contact met je voorouders via papier, het zien van hun handschrift, dat is het summum”, aldus de Barnevelder.

Kopieën per e-mail
De virtuele wereld zal de archieven niet helemaal verdringen, meent ook archivaris Folkerts. „Steeds meer scholieren komen naar ons toe. Dat heeft ook te maken met de veranderingen in het onderwijs. De educatieve functie van archieven staat nog in de kinderschoenen, maar wordt wel heel belangrijk. Daarnaast zullen digitale exposities ook in populariteit stijgen.”

De ontwikkelingen volgen elkaar snel op, nu archieven steeds meer de geneugten van digitalisering inzien. „Aanvankelijk dachten we dat mensen internet gebruikten als voorbereiding voor een bezoek. Dat is niet het geval. Internet is een zelfstandig medium. Als iemand iets niet op de website vindt, surft hij net zolang tot hij wat vindt. Hij pakt écht de trein naar Zwolle niet. Van de mogelijkheid om kopieën van artikelen te e-mailen wordt veel gebruikgemaakt, in tegenstelling tot het on line reserveren van archiefstukken. Dat is een complete mislukking.”

Het digitaliseren van veelvuldig geraadpleegde bronnen zal verder toenemen, verwacht de archivaris. Het aangaan van nauwere banden met andere instellingen is daarbij noodzakelijk. „Archieven zijn betrekkelijk kleine organisaties. Om als historische informatiemakelaar goed te functioneren, zullen we niet om schaalvergroting heenkunnen. Samenwerken met musea en bibliotheken is van vitaal belang.”

Er zijn onopgeloste vragen rond de duurzaamheid van de digitale bestanden. Nieuwe computerprogramma's herkennen bijvoorbeeld bestanden van oude software niet. Daarom vervangen de meeste instellingen originele archivalia nog niet door digitale kopieën. „We digitaliseren zelden met het oog op vervanging, maar meestal ten behoeve van dienstverlening aan het publiek. Daar ligt ook onze grootste uitdaging, om het directe contact met de klant op de digitale snelweg niet te verliezen. We moeten uitkijken voor een mechanisch systeem van vraag en antwoord.”

Geen fun
„Cultuurbehoud staat momenteel duidelijk in de belangstelling. Je merkt dat er ook meer bestuurlijke aandacht voor is. Helaas geldt dit niet voor de archieven”, reageert C. L. Freeke, statenlid van de SGP/RPF/GPV-fractie in Zuid-Holland. „Daarom heb ik onlangs een aantal vragen gesteld aan Gedeputeerde Staten omdat wij als overheid moeten zorgdragen voor de duurzaamheid van informatie.”

De gemeenten zijn weliswaar verantwoordelijk voor het beheer van de archieven, maar Freeke vindt dat de hogere overheden een stimulerende en coördinerende rol moeten spelen. „De ontsluiting van archieven verloopt niet optimaal. In Dordrecht en Delft bijvoorbeeld zitten ze er wel bovenop, maar andere gemeenten doen weinig. Als provincie moeten we iedereen stimuleren om met de ontwikkelingen mee te gaan.”

In Noord- en Zuid-Holland ontsluit HollandNet archieven en het Zuid-Hollandse statenlid vindt dat de instellingen die nog niet bij dat project betrokken zijn een eenmalige provinciale stimuleringssubsidie moeten krijgen. „Als archief moet je niet op eigen houtje een website ontwikkelen, maar het werken onder één noemer is van belang”, denkt Freeke.

„De informatiebehoefte neemt toe en internet is voor zakelijk gebruik zo goed als geaccepteerd. Het gaat hier niet om fun, maar om serieuze informatie. Ik denk ook dat bibliotheken hier veel aan hebben. Zij kunnen alle catalogi toegankelijk maken voor het publiek en eenvoudig doorverwijzen naar verschillende instanties. Als je weet waar bepaalde informatie gemakkelijk te vinden is, ben je al een heel eind. Bovendien is het risico van beschadiging van de originele bronnen een stuk kleiner, omdat mensen alleen de digitale documenten raadplegen.”

Mislukt
„Als bibliotheken moeten we op de ontwikkelingen inspelen”, zegt Joke 't Hond, woordvoerster van Probiblio, de provinciale bibliotheekcentrale van Noord- en Zuid-Holland. „We zitten duidelijk in een omslagperiode. Over twintig jaar zie ik weinig boeken meer in de huidige vorm verschijnen, dus moeten we op zoek naar een andere rol.”

Als een van de eerste bibliotheken ging Probiblio volgens 't Hond op de digitale snelweg. „We hadden nauwelijks mogelijkheden. Geen geld, geen kennis. Het heeft lang geduurd voordat in onze sector alle neuzen dezelfde kant op wezen. Iedereen was bezig met zijn eigen bibliotheekproject, omdat ze anders bang waren subsidie mis te lopen. Bovendien hoopten we alle gemeenten mee te krijgen. Onze opzet is echter mislukt, omdat een groot gedeelte nog geen eigen site heeft. Als sector zijn we op zoek naar het publieke domein en gemeenten zijn onze traditionele samenwerkingspartners.”

De verbrokkeling op internet duurt niet lang meer, want vanaf deze zomer gaan alle openbare bibliotheken werken onder één naam. „Dat is een eenvoudig startpunt. Nu zijn er allemaal onhandige en moeilijk te onthouden adressen, maar www.bibliotheek.nl is een mooi startpunt. De mensen kunnen hun postcode intoetsen, waarna ze direct op de website van de dichtstbijzijnde bibliotheek komen. Het raadplegen van catalogi of aanvullende informatie is dan een koud kunstje”, zegt 't Hond.

Virtuele balie
Ook universiteiten en universiteitsbibliotheken zijn aanwezig op de digitale snelweg. Het internationale karakter van internet komt duidelijk tot uiting in Libweb, een Gouden Gids van bibliotheeksites over de hele wereld. Iemand als dr. Fred van Lieburg, onderzoeker aan de Vrije Universiteit in Amsterdam, kan nauwelijks meer buiten internet. De historicus doet onderzoek op het gebied van de (vooral Nederlandse) protestantse geschiedenis van voor 1800. Niet alleen legt hij via internet contacten met mensen die elders ter wereld vergelijkbaar onderzoek doen, via de Nederlandse Centrale Catalogus, een gezamenlijke catalogus van enkele honderden bibliotheken, gaat hij na of een bepaald boek zich in Tilburg dan wel in Groningen bevindt.

Met evenveel gemak traceert hij een publicatie in een Duitse of Amerikaanse bibliotheek. „Ik breek in allerlei catalogi in. Het helpt me vooral om allerlei recente literatuur te vinden.” Via het interbibliothecaire leenverkeer zijn de boeken in huis te halen. Een reis naar Moskou vanuit Maastricht is voor het lenen van boeken of het maken van fotokopieën van tijdschriftartikelen niet meer nodig. Via de virtuele balie is de bestelling in een handomdraai geregeld. Het wetenschappelijk onderzoek vaart er wel bij.