Geplaatst:17 nov 2008 08:41 - Gewijzigd: 17 nov 2008 08:41

COLUMN SEBASTIAN: Vergaderingen

„Is Christian er?” „Nee, die heeft een vergadering.” „Coralde misschien?” „Die zit in bespreking.” „Bart-Jan?” „Heeft een bezinningsbijeenkomst buiten de deur.” Zucht. Zijn er nog mensen die werken?

We zeggen dat vergaderingen een dagelijks terugkerende plaag zijn. De werkelijkheid is anders. Wie niet veel vergadert, loopt het risico als top -tamelijk onbelangrijk persoon- door het leven te gaan. Mensen die bij het afspreken van de volgende bijeenkomst drie van de vier, of nog erger alle vier de voorgestelde data blijken te kunnen, krijgen een meelijwekkende blik als beloning: „Heb jij niets te doen?”

Tegenwoordig hebben we een interessant arsenaal verhullende woorden voor vergadering: werkoverleg, teambuilding, stuurgroep, brainstormsessie. Helemaal indrukwekkend is verandervolgteam, afgekort vvt. Vroeger leerden we dat die letters stonden voor voltooid verleden tijd, maar dat is uit de oude doos.

Als je eenmaal in de gaten hebt wat een vvt doet, krijg je er direct zin in. Zo’n team is gewild in bedrijven die zich drie slagen in de rondte vernieuwen. Soms beginnen die vernieuwingen elkaar tegen te werken en dreigen managers het overzicht te verliezen. Om dat te voorkomen, stelt het vvt zichzelf en vooral anderen de vraag: Varen we als bedrijf de goede koers of moet het roer om? Heerlijk om tot zo’n team te behoren!

Echte vergadertijgers zijn herkenbaar. Je komt ze, licht gestrest, in de gang tegen met onder de ene arm een stapel papieren, onder de andere een laptop. Dit laatste is overigens nog niet zo heel lang mode. De tijgers in het kwadraat weten ook de paar minuten tussen de ene en de andere vergadering uit te buiten. Met een opengeklapte computer en een draadloze internetverbinding checken ze, lopend van zaal A naar zaal B, hun laatste mail. Nog een kenmerk van vergadertijgers: ze komen standaard te laat. De vertraging loopt op naarmate de dag vordert. Net als bij de tandarts.

Denk niet dat vergaderingen één pot nat zijn. Welnee. Er zijn brainstormvergaderingen, instructievergaderingen, informatieve vergaderingen, besluitvormende vergaderingen.

De eerste zijn de mooiste: je mag roepen wat je wilt, ’t is toch maar hardop nadenken. De tweede kunnen vervelend zijn: je krijgt instructies en het is de bedoeling dat die uitgevoerd worden. Dat klinkt niet echt aantrekkelijk. Wat dat betreft zijn informatieve vergaderingen beter te pruimen: een beetje bijpraten is nooit verkeerd. Met de laatste soort moet je oppassen: daar worden besluiten genomen, en wee degene die de verkeerde besluiten neemt.

Intussen klagen mensen steen en been dat ze aan het echte werk te weinig toekomen. Met dat ”echte” bedoelen ze het werk dat hun hart heeft: kinderen lesgeven, verhalen schrijven, zieken en zwakken verplegen en verzorgen. Maar wie heeft de euvele moed om de almaar groeiende werkdruk door de hausse aan vergaderingen een halt toe te roepen? En, hoe tegenstrijdig, vinden mensen het soms ook niet lekker makkelijk dat ze een vergadering hebben in plaats van met hun benen in de blubber te staan?

„We amuseren ons kapot”, zei de Amerikaanse communicatiedeskundige Neil Postman ooit over de televisie. Een harde, maar wel een ware. Minstens zo hard en net zo waar is deze: „We vergaderen totdat we vergaderd worden.”

Sebastian