Office XP stroomlijnt samenwerking

Sandee Tessier staat voor de klas op de basisschool in Lemon Grove, in de Amerikaanse staat Californië. De leerlingen, vijf en zes jaar oud, zitten achter een computerscherm waarop PowerPoint draait, een programma om professionele presentaties te maken. „Mensen die hier in de klas komen kijken, krijgen tranen in hun ogen omdat ze niet kunnen geloven wat deze kleine kinderen presteren. Het is gewoon onderdeel van hun dagelijks werk, net als het vasthouden van een pen.”

Van tijd tot tijd maakt Tessier digitale foto's van de kinderen. Ze verwerkt die in de PowerPoint-dia's en de leerlingen tikken er de tekst bij. Daarna mogen ze voor de klas de presentatie vertonen en vertellen wat er op de dia's te zien is.

Tessier heeft al vier jaar ervaring met PowerPoint voor haar kleintjes en is er heel enthousiast over, meldde ze vorige week in de New York Times. In Nederland loopt het nog niet zo'n vaart, maar in de Verenigde Staten is dit de tweede revolutie die de computer teweegbrengt in de klaslokalen. Voor het maken van opstellen, brieven en werkstukken is de pen overbodig geworden door tekstverwerkers als Word, en inmiddels zijn ook viltstift en krijtje vervangen door PowerPoint-presentaties: de digitale opvolger van spreekbeurten en posters.

Huppelen
Heeft Microsoft daar rekening mee gehouden met de vorige week donderdag geïntroduceerde bundel Office XP? De naam duidt op kantoorsoftware, maar sommige speeltjes lijken rechtstreeks afgestemd op de generatie van de scholieren. Vooral bij PowerPoint 2002 valt dat op: in de vorige versie was het reeds mogelijk teksten al stuiterend en vergezeld van een kanonschot het scherm binnen te laten huppelen, maar nu heeft Microsoft er helemaal een flipperkast van gemaakt. Naar believen lijken de letters nu als molenwieken heen en weer te cirkelen of de zaal in te springen – voer voor woordvoerders die willen verhullen dat ze weinig te vertellen hebben of, inderdaad, voor leerlingen die indruk willen maken op hun klasgenoten.

Gelukkig zijn er ook serieuze verbeteringen. Zo is in PowerPoint 2002 het overzicht over de diaserie verbeterd en is in een handomdraai de lay-out van een complete presentatie aan te passen.

Samenwerking
De echte veranderingen van Office XP zitten in andere onderdelen van het softwarepakket. De nadruk ligt daarbij op samenwerking. Microsoft introduceert daarvoor een nieuw begrip: SharePoint. „Een SharePoint is een soort out-of-the-box intranet, een eigen website voor teams”, legt Tony Krijnen uit. Zijn team van 75 technisch specialisten maakt er al intensief gebruik van. Een willekeurige groep mensen –de collega's van een afdeling, vrienden met een gezamenlijke hobby, maar ook een jeugdvereniging of een groep leerlingen– kan daarmee een eigen, afgeschermde website opzetten. Het gereedschap is meegeleverd: prikbord, takenlijst, enquête, agenda en adressenboek, en natuurlijk een ruimte waar teamleden Word- en andere Office-documenten uit kunnen wisselen. Al die functies zijn te bedienen vanuit Internet Explorer, met de eigen computer als server, via een bedrijfsnetwerk, een willekeurige provider of eventueel Microsofts eigen website MSN.com.

Dat uitwisselen van documenten is ook verbeterd. In Word was al een functie ingebouwd om opmerkingen te maken bij andermans tekst, maar nu is het mogelijk om een tekst door verschillende personen te laten beoordelen en hun opmerkingen apart in beeld te brengen. Hetzelfde geldt voor PowerPoint-presentaties of Excel-rekenbladen.

Soms zijn het de kleine dingen die het doen. Het e-mailprogramma Outlook 2002 is bijvoorbeeld gecombineerd met MSN Messenger. Daardoor is op elk moment te zien of een bekende op dat moment achter zijn pc zit. Is dat het geval, dan is met een druk op de knop een internettelefoongesprek, een chatvenster, een Netmeeting of het samen werken aan een Word-document mogelijk. Outlook hanteert nu bovendien ook e-mail van andere origine, zoals Hotmail of Yahoo!

Bij de introductie van Office XP, afgelopen donderdag, zei Bill Gates dat deze functies de eerste stap zijn van de .NET-strategie om internet te verweven in alle Microsoft-producten, waardoor software straks niet meer te koop is als een set cd-roms maar te huur via een abonnement.

Paperclip
Dat Microsoft de nadruk heeft gelegd op het samenwerken, geeft aan dat bij het échte werk, de basisfuncties van de kantoorsoftware, weinig meer te verbeteren viel. Een grote sprong is gemaakt door de invoering van spraakherkenning, maar die werkt voorlopig alleen in Amerikaans-Engels, Chinees of Japans. Wat daarnaast nog beter kan, is dat menu's verschijnen op het moment dat ze nodig zijn. In Office XP is dat bereikt met het zogenaamde Taakvenster, een brede balk aan de rechterkant van het scherm met de functies die op dat moment van toepassing zijn. Bij het starten van Word is dat bijvoorbeeld: het openen van een document, een lijstje met de laatstgeopende teksten, en de beschikbare sjablonen.

Microsoft heeft ook de door velen verguisde Office Assistant vervangen. In plaats van de bij Office 97 geïntroduceerde fietsende paperclip, eigenwijze Einstein of blaffende blindengeleidehond duiken nu telkens infolabels op, de 'nederengelse' term voor SmartTag. Al bij het briefhoofd verschijnt het eerste infolabel: een klein symbool bij de naam. Als het infolabel wordt aangeklikt, haalt het programma automatisch de adresgegevens uit Outlook. Met hetzelfde gemak haalt het infolabel bij een postcode een kaartje op van de omgeving van de geadresseerde, via internet.

De technologie achter de infolabels is eenvoudig en elke programmeur kan er zijn eigen wensen aan toevoegen. Naar verwachting zullen er ook veel infolabels op internet beschikbaar komen, bijvoorbeeld om aandelenkoersen aan de naam van bedrijven te koppelen. Koeriersdienst UPS ontwikkelt een infolabel waarmee gebruikers vanuit Word of Excel bij het tikken van een nummer direct kunnen zien waar het bijbehorende pakketje zich bevindt.

Twee andere nuttige nieuwtjes zijn de beveiliging tegen e-mailvirussen als Melissa en Loveletter, en de ingebakken reparatiedienst die zorgt dat er geen data verloren gaan als de machine vastloopt. In feite zijn dit doekjes voor het bloeden, waarmee Microsoft toegeeft dat vorige versies van Outlook niet zo waterdicht waren als ze behoorden te zijn en dat Windows niet zo stabiel is als je mag verwachten van software met honderden miljoenen gebruikers.

WordPerfect
Al met al bevat Office XP een reeks nuttige extra's, die vooral op zullen vallen bij het werken in teamverband. Maar is het nu werkelijk de moeite waard om daarvoor een update aan te schaffen? Jazeker, zegt Bill Gates. Vorige week donderdag rekende hij vanuit Manhattan voor waarom de mensheid Microsoft dankbaar moet zijn: de software betaalt zich dubbel en dwars terug. „Als we Office slechts 10 procent beter maken, kunnen we daarmee honderden miljoenen uren besparen op de werkplek, en ik ben er zeker van dat we met Office XP die grens meer dan gehaald hebben.”

Microsoft beroept zich daarbij op een studie van het American Institutes for Research, dat een vergelijkend studie heeft gedaan naar Office 2000 en Office XP. Een groep van 22 deelnemers voltooide elf taken in beide programma's, zoals: twee alinea's typen en de AutoCorrectie-opties uitschakelen in Word, of een nieuw ontwerpsjabloon toepassen op een PowerPoint-dia, of aandelengegevens van het web importeren in een Excel-rekenblad. Het verschil was duidelijk: gebruikers van Office XP voerden te taken in 20:06 minuten uit, tegen 43:42 minuten voor de Office-2000-gebruikers. Het importeren van de internetgegevens naar Excel ging in Excel 2002 bijvoorbeeld zes keer zo snel. Hierbij moet wel aangetekend worden dat het gaat om zorgvuldig geselecteerde taken, waarbij de verschillen tussen de softwarepakketten duidelijk worden, want bij het standaard tikwerk is de tijdwinst uiteraard beduidend kleiner. De deelnemers aan de studie spraken ook duidelijk hun waardering uit voor de nieuwe software. Een van hen ging wel erg ver: „Met dit programma voel ik me tenminste geen sukkel.”

Of Microsofts melkkoe de voorgespiegelde onthaasting werkelijk waarmaakt, moet nog blijken. De praktijk met nieuwe software is dat gebruikers eerst moeten investeren om de programmatuur onder de knie te krijgen. Hebben zij eenmaal het stadium van tijdwinst bereikt, dan draait de baas onder druk van de concurrentie de duimschroeven aan.

Hobbel
Voor de gebruikers zijn nieuwe Office-pakket kan starten, moet hij wel een hobbel nemen. Microsoft was het klakkeloos kopiëren beu, zo blijkt, en bouwde een barrière in om deze diefstal te voorkomen.

Krijnen legde vorige week uit hoe de beveiliging werkt. „Bij het installeren vraagt de software om een 'product key', de code die bij de originele Microsoft-cd is meegeleverd. Het programma maakt dan een unieke installatiecode voor die pc, door een combinatie van de product key en een aantal specifieke gegevens uit de hardware van de pc. Die code gaat via internet naar Microsoft, die controleert of alles klopt. Is dat zo, dan komt per kerende post de toestemming om het programma te activeren. Activeren kan trouwens ook zonder internet, via de telefoon.”

De nieuwe beveiliging heeft al voor zijn komst het nodige stof op doen waaien, maar Krijnen wuift de bezwaren weg. „De privacy van de gebruiker is gegarandeerd, want we registreren alleen het land waar iemand woont. Er zijn inderdaad veel vragen over gekomen. Legale gebruikers vragen bijvoorbeeld wat er gebeurt als ze de harde schijf formatteren. Dat is geen probleem, dat kan zo vaak als je wil, want de hardware verandert daarmee niet. Ook een nieuwe videokaart of printer is geen probleem. Pas als ProductActivation denkt: dit is een nieuwe pc, dan vraagt het systeem om een nieuwe activering. Gebruikers kunnen tweemaal via internet activeren. Koopt iemand voor de derde maal een nieuwe pc, dan kan de gebruiker telefonisch contact opnemen met Microsoft, die controleert of het inderdaad een legale versie betreft. Het programma wordt dan alsnog geactiveerd.”

WordPerfect
Heeft Microsoft nu het alleenrecht op het gebied van de kantoorsuites? Corel bracht vorige maand WordPerfect Office 2002 op de markt, een pakket dat voor de helft van de prijs zeer volwassen kantoorsoftware bevat. Echter, het eens zo populaire programma zal in ons land zeker in betekenis afnemen nu er geen Nederlandse vertaling komt. Jammer, want al is Nederland langzamerhand gewend aan werken met Word, de tekstverwerkingsfunctie van WordPerfect zijn nog steeds ongeslagen.