E-mail controleren

Door W. G. Hulsman
Het rapport voor de werkbespreking moet af. Maar eerst nog een e-mailtje naar Annemarie over zaterdagavond. De Registratiekamer, die toeziet op de bescherming van de privacy, vindt dat werkgevers terughoudend moeten zijn in het controleren van privé-berichten die werknemers via het bedrijfsnetwerk versturen, zo adviseerde zij deze week. Bedrijven moeten daarom zakelijke en privé-elektronische post scheiden.

Wolbert Meijer, voorlichter van het Gereformeerd Maatschappelijk Vakverbond (GMV) heeft geen moeite met het checken van privé-e-mail door de baas. „De problemen komen pas áls er een probleem is. Wij zeggen: bespreek vooraf het e-mail- en internetgebruik met de werknemer. Dat geeft duidelijkheid. Wij hebben daarvoor onder de titel ”Zo zijn onze manieren” tien geboden opgesteld. Als iemand naar huis belt om te vragen of er nog wat mee moet komen van de bakker, heeft niet één werkgever daar moeite mee, maar het regelen van het secretariaat van de volleybalvereniging kan niet. Terecht.”

Drs. M. Leenaars van Internet Society Nederland (ISOC), dat zich inzet voor de bevordering van internet, kan zich grotendeels in het advies van de Registratiekamer vinden. „Ik vraag me wel af hoe werkgevers straks internetgebruik achteraf willen gaan controleren. Het is vanuit een logboek niet goed na te trekken waar de werknemer precies geweest is. Wat een gewone pagina op het scherm lijkt, kan op de achtergrond een composiet zijn van een oncontroleerbaar aantal minder correcte adressen. Een werkgever zal dus nooit kunnen bewijzen dat een werknemer bewust op een bepaald internetadres geweest is.”

De werkgeversorganisatie VNO–NCW is niet content met het rapport van de Registratiekamer. Een woordvoerder: „Als werkgevers niet kunnen zien wat werknemers doen, bestaat het gevaar van misbruik. Het rapport is voor ons echt een brug te ver.”

Dr. M. Kaptein, die gepromoveerd is op bedrijfscodes en op de afdeling Ethiek en Integriteitsadvisering bij accountantskantoor KPMG werkt, is het eens met de lijn van de Registratiekamer. „Ik kom in mijn werk vaak tegen dat directies niet weten wat hun werknemers allemaal met internet en computers doen. Ze zijn van een andere generatie en hebben geen duidelijk beleid. Van de bedrijven waar personeelsleden internetaansluitingen hebben, heeft één op de drie geen beleid ontwikkeld. Bedrijven die dat wel hebben, slaan nog al eens door naar ”helemaal geen privé-gebruik”, maar privé en werk zijn steeds moeilijker te scheiden. Ik pleit voor regels vooraf. Die goed naar de werknemers communiceren en dan controleren of de regels worden nagestreefd. KPMG heeft wel eens uitgerekend dat 5 procent van de werktijd opgaat aan privé-internetten en -e-mailen. Zet dat maar eens om in ziekteverzuim.”

De frequent e-mailende Tjaco van den Berg, consultant bij NEA Transportonderzoek en -opleiding te Rijswijk (ZH), ziet niets in een scheiding. „Als je vindt dat collega's niets met bepaalde zaken te maken hebben, moet je er zelf maar voor zorgen dat ze die informatie niet onder ogen krijgen. Ik vind het onjuist om die verantwoordelijkheid bij de werkgever neer te leggen. Bij ons bedrijf gaan alle inkomende e-mails om praktische redenen automatisch ook naar het secretariaat. Ik heb daar geen enkel probleem mee. Als ik het nodig vind om tijdens werktijd privé-zaken te regelen, accepteer ik ook dat de werkgever dat in principe kan volgen. En anders: het is eenvoudig genoeg om een eigen e-mailadres via internet te openen, zodat je gewoon onder werktijd elektronische post kunt verzenden en ontvangen zonder dat anderen de berichten kunnen lezen.”

J. D. van de Geer van Vanenburg Groep: „Er zijn behalve elektronische post ook nog telefoons, mobiele telefoons, kopieerapparaten et cetera. Werknemers gebruiken die in veel gevallen ook voor privé-zaken. Uiteraard heeft de werkgever het recht de werknemer erop te wijzen dat ze bedoeld zijn voor zakelijk gebruik. Ik geloof niet zo in de scheiding van de zakelijke en privé-elektronische post. Wat veel interessanter is, is de ontwikkeling (die overigens nog in de kinderschoenen staat) dat alle informatie die een werknemer ontvangt en verstuurt, in welke vorm dan ook, gekoppeld wordt aan de bedrijfsprocessen waar die werknemer een rol in speelt. Op die manier kan de werknemer z'n tijd veel efficiënter benutten.”

Marketing manager J. Evertzen van SurfControl, een bedrijf dat software maakt waarmee het internetgebruik van werknemers gevolgd kan worden, is het er mee eens dat werkgevers nu officieel toestemming hebben om het e-mailverkeer en surfgedrag van hun personeelsleden te volgen. „Veel werkgevers schrikken als ze voor het eerst zien wat hun werknemers onder werktijd op internet doen. Tot voor kort was dat bijna onzichtbaar. Niet zo lang geleden bezocht ik een bedrijf voor een presentatie van ons product. Ik heb de laptop aan het netwerk gehangen. Daarna hadden we een bespreking. Na een halfuur heb ik de resultaten van onze software laten zien. Eén persoon bleek in die tijd maar liefst 150 e-mailberichten naar hetzelfde adres te hebben verstuurd. Die zat te chatten. Veel werk kan er in die tijd niet zijn verzet. Persoonlijk vind ik dat je echte privé-berichten altijd van huis uit moet versturen. Of pak even je mobieltje en ga even in een aparte ruimte zitten.”