Virtueel beraad overbrugt oceanen

Door Helma Struijk
Vol spanning kijken ruim tweehonderd paar ogen naar het grote witte scherm. Het contact met de Britse Fiona Perrin laat echter op zich wachten, en als ze ten slotte in beeld verschijnt, klinkt haar stem wel erg ver weg. De storing versterkt het vermoeden van de vele kijkers: “Videoconferencing” is een techniek die nog volop in ontwikkeling is.

Stommetje spelen, daar leek het op tijdens de eerste lezing van het congres over videoconferencing, afgelopen woensdag in de Amsterdamse RAI. De stem van de Britse spreekster droeg niet verder dan de eerste paar rijen. Daags voor het congres hadden de organisatoren „echt alles” getest, maar aan versterking van het geluid was niet gedacht. Een van de medewerksters houdt een halfuur lang een microfoon bij een kleine luidspreker om het euvel op te lossen.

Hoewel videoconferencing nog in de kinderschoenen staat, verovert het langzamerhand de wereld. De cijfers die mevrouw Perrin, live vanuit Engeland, laat zien liegen er niet om. Wereldwijd bedraagt de markt voor videoconferencing bijna 14 miljard gulden. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Europa hobbelt echter een jaartje achter de Amerikanen aan, zegt Perrin, die hoofdredacteur is van EFT News, het vakblad van de Europese Teleconferentie Federatie.

Virtueel vergaderen
Videoconferencing betekent letterlijk: videovergaderen. Gesprekspartners die zich op afstand van elkaar bevinden, kunnen overleggen zonder lijfelijk in dezelfde ruimte aanwezig te zijn, ondersteund door geluid én beeld. Virtueel vergaderen dus. Of de deelnemers nu 20 kilometer van elkaar verwijderd zijn of een oceaan tussen zich hebben. En het werkt: Nederlands onderzoek toonde aan dat videovergaderen juist erg doeltreffend is.

Tijdens zo'n vergadering zitten de groepjes op de verschillende locaties voor een beeldscherm met daarbovenop een camera. Het contact komt bijvoorbeeld via ISDN tot stand, een soort hogesnelheidstelefoonlijn voor het versturen van de beelden.

Dankzij deze techniek kon mevrouw Perrin vanuit haar kantoor in Engeland het publiek in Amsterdam toespreken. Ook woonden op twaalf plaatsen elders in Nederland mensen het congres bij, zonder naar de RAI te hoeven reizen.

Naast de groepssystemen zijn er ook desktopsystemen, heel wat minder lijvig en prijzig dan hun grote broers. In dat geval staat een kleine camera boven op een pc of laptop met een ISDN-modem; zo'n opstelling is al te koop vanaf 2500 gulden. Voor een groepssysteem moet heel wat meer neergeteld worden: dat varieert volgens Perrin van 16.000 gulden tot meer dan een ton.

Telecolleges
Videoconferencing is echter meer dan vergaderen alleen, bleek woensdag. De techniek leent zich ook uitstekend voor kennisoverdracht. Zo geeft de Universiteit Twente telecolleges: studenten uit Leeuwarden hebben de mogelijkheid de lessen in Enschede op hun 'thuisbasis' volgen. Met hetzelfde systeem kunnen Delftse en Twentse studenten samen werken aan een opdracht.

Dat kan door “application sharing”, een toepassing die ook onder de noemer videoconferencing valt. Verschillende computergebruikers werken samen in één document vanaf verschillende computers. Elke letter die de ene deelnemer intikt, verschijnt onmiddellijk op de schermen van de andere pc's. Eén druk op de knop, en de regie van het geheel gaat over naar een ander.

Microsoft maakt hier programmatuur voor: NetMeeting. Een Internet-aansluiting is voldoende om aan de slag te kunnen. Staat er ook nog een cameraatje op de pc –voor een kleine 300 gulden zijn ze al te koop– dan is het mogelijk tijdens het werken elkaars gezicht te zien. En Internet-telefonie kan ook. NetMeeting heeft één beperking, zegt Microsoft-medewerker Harco Enting. „Als ze in Amerika gezellig met z'n allen gaan internetten, wordt het systeem wel traag”.

Verrassend
Door de traagheid van de verbinding ontstaan snel schokkerige beelden. Dat is een van de technische tekortkomingen die een breed gebruik van videoconferencing in de weg staan.

Software zet het beeld van de camera om in data en perst dat samen tot zo klein mogelijke pakketjes. De hoeveelheid pakketjes data die binnen een bepaalde tijdseenheid over een kabel gaat, is de bandbreedte. ISDN garandeert een redelijke bandbreedte, maar toch zijn vaak meer lijnen nodig. Het vrij redelijke beeld van Fiona Perrin kwam de RAI binnen over drie ISDN-lijnen tegelijk.

Naast schokkerigheid en korreligheid zijn er andere problemen die aandacht verdienen, vindt dr. P. J. Werkhoven van het TNO-instituut voor technische menskunde. Hij deed onderzoek naar de effecten van videoconferencing. De conclusie is verrassend: Videovergaderen is doeltreffend, mits de techniek optimaal is. De deelnemers wisselen beter informatie uit en laten het persoonlijk belang eerder varen voor het groepsbelang.

Videovergaderen heeft volgens Werkhoven duidelijk voordelen: het bespaart reistijd en reiskosten en het is flexibel. Het kan de communicatie van gesprekspartners die zich op afstand van elkaar bevinden, sterk verbeteren in vergelijking met telefonie. Want gezichtsuitdrukkingen, gebaren en lichaamshouding ondersteunen de boodschap. Probeer maar eens een grote order aan een klant te verkopen door de telefoon, zonder overtuigende blikken.

Files
De TNO'er zegt dat de huidige videoconferencing-systemen een groot nadeel hebben: je kunt elkaar niet aankijken. „Elke gesprekspartner kijkt door hetzelfde 'oog', de videocamera, waardoor iedereen tegelijk naar dezelfde persoon kijkt. Sterker nog, eigenlijk kijkt iedereen naar iedereen. We wilden weten of dat invloed heeft op de discussie of onderhandeling”.

TNO bekeek drie vergadersituaties: de 'gewone', waarbij de deelnemers –in het onderzoek drie– rond de tafel zitten, een videovergadering volgens de huidige techniek, en een vergadering met behulp van “shared video space”. Bij de laatste opstelling is er wel persoonlijk oogcontact mogelijk, door een slimme opstelling van een aantal camera's. Niet alleen was deze opstelling favoriet bij de proefpersonen, ook konden de TNO'ers door vergadertaken na te bootsen in spelvorm, objectief meten dat “shared video space” beter is dan de huidige systemen.

Werkhoven is enthousiast over dit resultaat. Naar verklaringen gaat TNO nog zoeken, het onderzoek dat Werkhoven woensdag presenteerde was vooral verkennend. Zelf maakt hij sinds twee jaar regelmatig gebruik van de videovergadertechniek. „Ik moet veel reizen, overleg regelmatig met collega's in Den Haag en Delft. Voor een vergadering van een uur zit je al snel drie uur in de auto, om van tijdverlies door files maar niet te spreken”.

Geeuwen
Onverdeeld positief is de onderzoeker niet. Vaak zat hij als eenling tegenover vijf mensen, en „dan voel je je al snel een buitenstaander”. En in zakelijke sfeer wordt nog steeds het meest bereikt in het borrelcircuit. „Gezellig even met je onderhandelingspartner lunchen is er met videovergaderen niet meer bij”. Bovendien heeft hij liever goed geluid zónder beeld, dan geluid met een slecht beeld. „Dan ondersteunt het beeld niet meer, maar werkt het juist belemmerend”.

Zolang de kwaliteit van de systemen niet sterk verbetert, zal het videovergaderen niet zo'n vlucht nemen, was de algemene conclusie in de RAI. De bezoekers gingen met tal van tips over invoering van de techniek naar huis. Nóg een belangrijk punt kwam uit de mond van de voorzitter: „Maak goede afspraken”.

Zijn advies wordt dezelfde dag onderstreept. Als om tien over twee de Amerikaan David Norman vanuit zijn kantoor het Amsterdamse publiek toe zal spreken, moet hij nog uit zijn bed gehaald worden. Het is in de Verenigde Staten tenslotte nog maar vijf uur in de morgen. Luid gelach in de zaal als hij ten slotte in beeld verschijnt. Ongegeneerd geeuwend, niet wetend dat een paar honderd ogen hem aankijken.