Alles wat de werkgever aan zijn werknemers verstrekt of vergoedt is in beginsel belastbaar loon. Maar de werkkostenregeling (WKR) biedt ruimte voor een beperkte vrijstelling. Zo kunnen werkgevers zaken vergoeden waar werknemers privé voordeel van hebben. Denk aan kerstpakketten, een kerstlunch met het personeel of een bloemetje of cadeaubon. Dat valt onder de zogeheten vrije ruimte.

Vrijgesteld

Niet alle kosten die aan medewerkers worden vergoed, komen ten laste van deze vrije ruimte. Sommige vergoedingen zijn namelijk los daarvan al vrijgesteld. Denk aan reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van 0,19 euro per kilometer en maaltijden bij overwerk.

Sinds 1 januari 2020 is de vrije ruimte 1,7 procent voor de eerste 400.000 euro van de loonsom per werkgever. Voor het bedrag boven de 400.000 euro geldt een percentage van 1,2 procent. Tijdens de coronacrisis heeft het kabinet besloten om voor heel 2020 de vrije ruimte eenmalig te verhogen van 1,7 naar 3 procent voor de eerste 400.000 van de loonsom per werkgever. Boven de 400.000 blijft het WKR-percentage 1,2 procent.

Stimulans

Het kabinet wil met de verhoging werkgevers de kans geven hun (thuiswerkende) werknemers een steuntje in de rug te geven in deze bijzondere tijd. Tegelijk geven deze extra uitgaven door bedrijven een stimulans aan sectoren die sterk getroffen zijn door de coronacrisis.

In juli meldde budgetinstituut Nibud dat thuiswerken een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost. Het totaalbedrag op jaarbasis kan oplopen tot honderden euro’s. Kosten voor kopjes koffie, wc-papier en de afschrijving van het bureau en de stoel zijn allemaal meegenomen in die berekening. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om een onbelaste vergoeding te betalen voor het maken van deze thuiswerkkosten.

De verhoogde vrije ruimte kan echter ook op een andere creatieve manier worden ingevuld. Juist nu de horeca verplicht gesloten is en een kerstdiner met al het personeel niet mogelijk is, kan een creatieve invulling van de vrije ruimte zowel lonend voor het personeel zijn als voor lokale ondernemers die gebukt gaan onder de coronacrisis.

Kerstdiner

Ondernemers die een alternatief kerstdiner aan hun werknemers willen verstrekken, kunnen ervoor kiezen een tegoedbon voor een afhaalmaaltijd bij een lokaal restaurant cadeau te doen.

Alternatieven zijn een kerstpakket met lokale producten of een cadeaubon die bij lokale ondernemers kan worden besteed.

Richting het einde van het jaar is het goed om te beoordelen hoeveel onbenutte vrije ruimte nog beschikbaar is. Het alternatieve kerstcadeau dan daar vervolgens op worden afgestemd. Hiermee bereikt de werkgever niet alleen dat zijn medewerkers straks tevreden hun kerstvakantie in gaan, maar ook dat lokale ondernemers worden gesteund in deze moeilijke periode. Zo snijdt het mes van de WKR aan twee kanten.

De auteur is manager belastingadviseur bij Visser & Visser. Reageren? fiscaal@refdag.nl